HP SmartTracker for HP PageWide XL 5x00 Printer series Benutzerhandbuch

HP SmartTracker

Benutzerhandbuch

L.P.

Ausgabe 7

Rechtliche Hinweise

Inhaltliche Änderungen dieses Dokuments

behalten wir uns ohne Ankündigung vor.

Für HP Produkte und Dienstleistungen gelten

ausschließlich die Bestimmungen in der

Garantieerklärung des jeweiligen Produkts bzw.

Dienstes. Aus dem vorliegenden Dokument sind

keine weiterreichenden Garantieansprüche

abzuleiten. HP haftet nicht für technische oder

redaktionelle Fehler oder Auslassungen in

diesem Dokument.

HINWEIS: HP SmartTracker Software ist nur mit

Original HP Tinten kompatibel.

Sicherheitshinweise

Lesen und befolgen Sie vor dem Starten

des Druckers die Bedienungs- und

Sicherheitsanweisungen.

Marken

Microsoft® und Windows® sind in den USA

eingetragene Marken der Microsoft Corporation.

Inhaltsverzeichnis

Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung ........................................................................................................................................... 1

Einführung ................................................................................................................................................................................. 1

Erstmaliger Start von HP SmartTracker ............................................................................................................................... 1

Konnektivität ............................................................................................................................................................................. 2

E-Mail-Service von HP SmartTracker ................................................................................................................ 3

Serveradressenkonguration ............................................................................................................................ 4

Konguration über Active Directory (AD) ......................................................................................................... 4

Erweiterte Netzwerkschnittstelle ...................................................................................................................... 6

Drucker ....................................................................................................................................................................................... 7

Kongurieren der Drucker .................................................................................................................................. 7

Bearbeiten eines Druckers ............................................................................................................................... 10

Erstellen einer Gruppe von Druckern ............................................................................................................. 11

Bearbeiten einer Gruppe von Druckern .......................................................................................................... 12

Löschen einer Gruppe von Druckern .............................................................................................................. 13

Berechtigungen ...................................................................................................................................................................... 14

Optionen .................................................................................................................................................................................. 16

Festlegen der Sprache der Anwendung ......................................................................................................... 16

Festlegen der Anwendungseinheiten ............................................................................................................. 16

Festlegen der Währung .................................................................................................................................... 16

Festlegung der Kosten und Preisgestaltung ................................................................................................. 16

Festlegen eines Unternehmenslogos für Berichte ....................................................................................... 16

Auswählen der erforderlichen Touchpoints .................................................................................................. 16

Touchpoints ................................................................................................................................... 16

Kosten ...................................................................................................................................................................................... 17

Preise ....................................................................................................................................................................................... 19

Informationen zum Startbildschirm .................................................................................................................................... 19

Kongurieren von Benutzern von Druckern und Druckergruppen ................................................................................. 20

Markieren eines Druckauftrags als kostenpichtig .......................................................................................................... 22

Filterung ................................................................................................................................................................................... 23

Entfernen eines Filters .......................................................................................................................................................... 23

Projekte .................................................................................................................................................................................... 24

Abteilungen ............................................................................................................................................................................. 24

CSV importieren/exportieren ................................................................................................................................................ 24

Konguration – importieren ............................................................................................................................ 24

CSV exportieren ................................................................................................................................................. 27

Generieren von Berichten ..................................................................................................................................................... 27

Zusammenfassung ................................................................................................................................................................ 27

Berichte .................................................................................................................................................................................... 31

Benutzerdeniert ................................................................................................................................................................... 34

DEWW iii

Rohdaten ................................................................................................................................................................................. 36

Benutzerdeniertes Logo ..................................................................................................................................................... 36

Planen und Senden von Berichten per e-Mail ................................................................................................................... 37

Planen und Senden von Benutzer-, Projekt- oder Abteilungsberichten per e-Mail .................................................... 39

Drucken von Workow-Authentizierung .......................................................................................................................... 39

Drucken vom PC des Benutzers ...................................................................................................................... 39

Fälle von Authentizierungsfehlern ................................................................................................................ 40

Drucken, Scannen und Kopieren über das Bedienfeld des Druckers ........................................................ 42

Datenbankverwaltung ........................................................................................................................................................... 43

Datenbank sichern/wiederherstellen ............................................................................................................. 43

Wiederherstellen ............................................................................................................................................... 45

Datenbank bereinigen ....................................................................................................................................... 45

Support-Tool ........................................................................................................................................................................... 47

Manuelle Aktualisierung ........................................................................................................................................................ 51

Abmelden ................................................................................................................................................................................ 51

iv DEWW

Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung

Einführung

HP SmartTracker wurde entwickelt, damit Sie Ihre Druckkosten kontrollieren und Ihren Kunden genau die Drucke

berechnen können, die Sie für sie ausführen.

HINWEIS: HP SmartTracker Software ist nur mit Original HP Tinten kompatibel.

Erstmaliger Start von HP SmartTracker

Wenn Sie das erste Mal auf die Anwendung zugreifen, wird ein Popup-Fenster mit den Bedingungen der

LIZENZVEREINBARUNG (End-User License Agreement) angezeigt, wie unten gezeigt:

Sie müssen diese Bedingungen akzeptieren und auf Speichern klicken, um HP SmartTracker zu verwenden.

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt das Senden von persönlichen Daten beenden möchten, können Sie sich

abmelden, wenn Sie als Administrator angemeldet sind. Klicken Sie auf das Symbol im Hauptbildschirm und

wählen Sie Produktverbesserung, wenn Sie sich abmelden oder die Bedingungen für die Datenerfassung

anzeigen möchten. Ein Fenster wird geönet, wie unten gezeigt:

DEWW Einführung 1

Wählen Sie, ob Sie teilnehmen möchten oder nicht, und klicken Sie auf die Schaltäche Speichern.

Konnektivität

Wenn Sie die HP SmartTracker Anwendung das erste Mal önen, wird automatisch der Bereich Voreinstellungen

angezeigt. Die Registerkarte Konnektivität ist standardmäßig ausgewählt:

2 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

E-Mail-Service von HP SmartTracker

HP SmartTracker hat einen E-Mail-Service, der verwendet wird, wenn Nachrichten gesendet werden müssen. Es

wird dringend empfohlen, diesen Service während der Installation zu kongurieren. Um diesen Service zu

kongurieren, klicken Sie auf die Schaltäche Kongurieren. Das folgende Fenster wird angezeigt:

Kongurieren Sie den gewünschten E-Mail-Dienst und klicken Sie auf Weiter. Das folgende Fenster wird

angezeigt:

Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Port in die entsprechenden Felder des Fensters ein. Wählen Sie die

maximale Größe für Anhänge in der Dropdownliste. Die Schaltäche Test kann zum Senden einer E-Mail an den

Administrator mit den hier vorgenommenen Einstellungen verwendet werden. Zudem können Sie hier die

Konguration prüfen, bevor Sie diese anwenden.

Sie können auch die Verwendung von SSL-Zertikaten und Authentizierung aktivieren, indem Sie die

entsprechenden Kontrollkästchen markieren.

Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltäche Übernehmen, um zum Bereich

Voreinstellungen zurückzukehren.

DEWW Konnektivität 3

Serveradressenkonguration

Stellen Sie beim Festlegen der Serveradresse und der Portnummer des HP SmartTracker sicher, dass Sie dieselbe

Serveradresse und Portnummer eingeben, die Sie während der Installation von HP SmartTracker Server

verwendet haben, standardmäßig die Port-Nummer 7087. Klicken Sie anschließend auf die Schaltäche

Verbinden, um die Daten zu überprüfen.

Wenn Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltäche Weiter.

Konguration über Active Directory (AD)

Wenn HP SmartTracker Ihr Active Directory nutzen soll, müssen Sie im Bereich Voreinstellungen Active Directory-

Konguration kongurieren.

Gehen Sie zur Registerkarte Konnektivität und klicken Sie auf die entsprechende Schaltäche Kongurieren.

4 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

Die Option Server benötigt keine Authentizierung ist standardmäßig aktiviert. Die Felder Benutzername und

Kennwort sind deaktiviert, wie unten dargestellt:

Fügen Sie die Adresse des Active Directory-Servers in die Felder AD-Serveradresse und Port hinzu.

Wurde der Active Directory-Server so konguriert, dass eine sichere Verbindung (SSL) verwendet wird, markieren

Sie das Kontrollkästchen Eine sichere Verbindung (SSL) verwenden.

Wurde der Active Directory-Server so konguriert, dass eine Authentizierung anfordert wird, wählen Sie die

Option Server erfordert Authentizierung. Die Felder Benutzername und Kennwort werden aktiviert. Geben Sie

hier die Details eines Benutzers ein, der über die Berechtigung verfügt, im Active Directory zu suchen.

Der Pfad für den Start der Suche (Basis-DN, Suchpfad) ist die Position, an der die Suche in der Active Directory-

Struktur beginnt. Dies ist ein erforderliches Feld.

Fügen Sie im Feld AD-Suchattribut das Feld SAM-Kontonamen-Attribut der AD-Baumstruktur hinzu, nach dem

gesucht werden soll. Dies ist ein erforderliches Feld.

Fügen Sie im Feld AD-Filterbedingung einen komplexen Filter hinzu, der bei der Suche nach dem Benutzer

angewendet werden soll. Dies ist ein optionales Feld.

DEWW Konnektivität 5

Klicken Sie auf die Schaltäche Testen, um die Verbindung vor dem Speichern der Änderungen zu überprüfen.

Klicken Sie auf die Schaltäche Übernehmen, um die Änderungen zu speichern. Gleichzeitig wird ein Hintergrund-

Test für die Verbindung durchgeführt. Wenn ein Fehler auftritt, wird eine Warnung angezeigt.

Klicken Sie auf Abbrechen, um das Fenster ohne Speichern der Änderungen zu schließen.

HINWEIS: Damit das AD funktionieren kann, muss die Benutzergruppe aufAktives Verzeichnis verwenden

gestellt sein.

Erweiterte Netzwerkschnittstelle

Melden Sie sich als Administrator an und greifen Sie auf Voreinstellungen > Konnektivität zu. Die Erweiterte

Netzwerkschnittstelle ist nun sichtbar. Da HP SmartTracker voraussetzt, dass die gesamte Einrichtung innerhalb

desselben Netzwerks erfolgt, ist es möglich, dass in Umgebungen, in denen mehr als ein LAN deniert ist, die

Kommunikation mit dem Client-Server-Drucker fehlschlagen könnte. Mit dieser Funktion kann ein Administrator

die gewünschte Netzwerkschnittstelle auswählen.

Wenn Sie die Netzwerkschnittstelle kongurieren, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem die Änderungen

übernommen werden. Die ermittelte Netzwerkschnittstelle HP SmartTracker wird standardmäßig verwendet.

Wenn Sie ein anderes Netzwerk auswählen möchten, kann es manuell durch Hinzufügen einer neuen IP-Adresse

geändert werden.

6 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

WICHTIG: Wenn Sie die Netzwerkschnittstelle ändern, wird folgende Meldung angezeigt:

Mit dieser Meldung werden Sie als Administrator darüber informiert, dass die bereits zu HP SmartTracker

hinzugefügten Drucker entfernt und erneut hinzugefügt werden müssen, damit sie über die letzte manuell

eingegebene IP „informiert“ werden:

Wenn der Administrator auf Akzeptieren klickt, wird die Standard-Netzwerkschnittstelle auf die neue

Schnittstelle umgestellt. Durch Klicken auf Abbrechen wird das vorherige Fenster erneut aufgerufen.

Drucker

Kongurieren der Drucker

Sie können jederzeit nach Druckern suchen, diese auswählen oder hinzufügen. So funktioniert es:

Falls Sie alle Kongurationsschritte abgeschlossen und noch keine Drucker konguriert haben, wird beim ersten

Starten der HP SmartTracker Anwendung automatisch der unten dargestellte Bildschirm angezeigt:

DEWW Drucker 7

Wenn Sie auf die Schaltäche Drucker hinzufügen im oben dargestellten Fenster klicken oder durch Aufrufen des

Bereichs Voreinstellungen und Önen der Registerkarte Drucker bereits einen Drucker konguriert haben, wird

ein Fenster ähnlich wie das unten dargestellte geönet:

Alle zuvor hinzugefügten Drucker werden in der oben dargestellten Liste angezeigt.

HINWEIS: Drucker, die von HP SmartTracker verwaltet werden, MÜSSEN sowohl im Drucker als auch in

HP SmartTracker mit einem Administratorkennwort konguriert worden sein.

Wenn Sie auf Drucker hinzufügen klicken, sucht HP SmartTracker automatisch nach allen unterstützten

Druckern, die mit dem Netzwerk verbunden sind, wie unten dargestellt:

Wählen Sie den Drucker, den Sie hinzufügen möchten, aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

Als Alternative zum Auswählen des Modus für die automatische Erkennung können Sie den Erkennungsvorgang

beenden und auf die Schaltäche Hinzufügen klicken, ohne einen Drucker auszuwählen. In diesem Fall wird der

folgende Bildschirm angezeigt:

8 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

Geben Sie den Namen ein, den Sie dem Drucker zuweisen möchten, seine IP-Adresse / seinen Hostnamen, das

Administratorkennwort, und weisen Sie eine bestehende Gruppe[1] zu, in der der Drucker platziert werden soll,

oder erstellen Sie eine neue Gruppe. Nachstehend nden Sie ein Beispiel:

Sobald Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltäche Hinzufügen. Wenn die

Eingaben richtig sind, wird der Drucker zu HP SmartTracker hinzugefügt.

[1] Mithilfe von Gruppen lassen sich verschiedene Drucker unter dem gleichen Cluster zusammenfassen. Dies

kann in der Ansicht „Zusammenfassung/Berichte“ insofern interagieren, als bei der Auswahl des

Gruppennamens der Verbrauch der gesamten Gruppe in der Ansicht angezeigt wird.

HINWEIS: Drucker, die mit HP SmartTracker verwendet werden, MÜSSEN über ein Administratorkennwort

verfügen, das mithilfe des integrierten Web-Servers des Druckers konguriert wurde. Im HP SmartTracker-

Installationshandbuch nden Sie weitere Informationen.

DEWW Drucker 9

Bearbeiten eines Druckers

Klicken Sie im Bereich Voreinstellungen auf die Registerkarte Drucker.

Klicken Sie auf das Symbol neben dem Drucker, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie im

daraufhin geöneten Menü Bearbeiten aus. Folgender Bildschirm wird angezeigt:

Standardmäßig ist der Modus Reibungsloses Failover aktiviert.

Der Modus „Reibungsloses Failover“ bestimmt das Druckverhalten, falls der Server ausfällt. Ist die Option bei

einem Drucker aktiviert ist, bedeutet dies, dass Druckaufträge auch dann gedruckt werden, wenn

HP SmartTracker fehlschlägt. Ist sie nicht aktiviert und der Server fällt aus, werden keine Aufträge gedruckt.

HINWEIS: Im Falle eines Serverfehlers werden alle gedruckten Aufträge in die Berichte eingeschlossen und als

„Unbekannt" ausgewiesen.

Sie können den Druckernamen und/oder das Kennwort bearbeiten.

Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltäche Speichern.

10 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

Erstellen einer Gruppe von Druckern

Stellen Sie sicher, dass Drucker verfügbar sind.

Klicken Sie im Bereich Voreinstellungen auf die Registerkarte Drucker.

Klicken Sie auf die Schaltäche Gruppe erstellen. Der folgende Bildschirm wird angezeigt:

Geben Sie den Gruppennamen ein.

Klicken Sie auf die Schaltäche Erstellen.

Wählen Sie anschließend die Drucker aus, die Sie hinzufügen möchten, und ziehen Sie diese per Drag-and-Drop

in die Gruppe.

Klicken Sie auf Weiter.

DEWW Drucker 11

Bearbeiten einer Gruppe von Druckern

Verwenden Sie das Symbol , um eine bestimmte Gruppe von Druckern zu bearbeiten.

Klicken Sie auf das Symbol .

Nehmen Sie die Änderungen vor.

Klicken Sie auf die Schaltäche Fertig.

12 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

Löschen einer Gruppe von Druckern

Verwenden Sie das Symbol , um eine bestimmte Gruppe von Druckern zu entfernen.

Klicken Sie auf das Symbol .

Klicken Sie auf die Schaltäche Übernehmen.

Sie benden sich jetzt wieder im Startbildschirm.

DEWW Drucker 13

Berechtigungen

Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie Administratoren und Buchhaltern Berechtigungen zuweisen.

An diesem Punkt muss mindestens ein Administrator konguriert werden.

In diesem Bildschirm können Sie zwei verschiedene Arten von HP SmartTracker Benutzern kongurieren:

Administrator und Buchhalter. Benutzer der Drucker werden später konguriert.

HINWEIS: Es ist verpichtend, im Bildschirm oben eine E-Mail-Adresse einzugeben. Vorausgesetzt, der E-Mail-

Server von HP SmartTracker wurde richtig konguriert, wird diese Adresse verwendet, um Benachrichtigungen

zu erhalten, die von HP SmartTracker gesendet werden.

Administratoren können:

● Das Kongurationsfenster und Berichte önen.

● Neue Berichte erstellen.

● Daten abrufen.

● Berechtigungen, Kosten, Preise, Drucker, Projekte, Benutzer und Gruppen festlegen.

● Sprache, Maßeinheiten und Währung festlegen, die von HP SmartTracker verwendet werden.

● Vorherige Berichte anzeigen.

Buchhalter können:

● Neue Berichte erstellen.

● Daten abrufen.

● Vorherige Berichte anzeigen.

Wenn Sie das erste Mal Berechtigungen kongurieren, müssen Sie mindestens einen Benutzer erstellen, der ein

Administrator ist.

Um einen Administrator zu erstellen, geben Sie die Daten direkt in die Felder im Abschnitt Administratoren auf

der Registerkarte Berechtigungen ein, wie unten dargestellt:

14 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

Drücken Sie die Eingabetaste.

Sobald ein Administrator-Benutzer erstellt wurde, wird der unten angezeigte Anmeldebildschirm angezeigt:

Der obige Bildschirm wird der erste Bildschirm der HP SmartTracker Anwendung werden.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein und klicken Sie auf die Schaltäche Anmelden, um zum

Bereich Voreinstellungen zurückzukehren.

Hier können Sie weitere Administratoren hinzufügen und/oder Buchhalter erstellen.

Um einen Buchhalter zu erstellen, geben Sie ihre Daten direkt in die Felder im Bereich Buchhalter ein:

Drücken Sie die Eingabetaste.

Um einen Benutzer zu bearbeiten, klicken Sie auf die Daten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und

drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

Um einen Benutzer zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.

HINWEIS: Beim Löschen eines Benutzers erscheint keine Auorderung zur Bestätigung. Wenn Sie einen

Benutzer versehentlich löschen, müssen Sie die Benutzerdaten erneut eingeben.

DEWW Berechtigungen 15

Optionen

Auf der Registerkarte Optionen können Sie eine Vielzahl von Einstellungen für die HP SmartTracker Anwendung

kongurieren: Anwendungssprache, Abrechnungseinheiten, Währung, das in Berichte einzuschließende Logo und

Punkte, an denen eine Authentizierung erforderlich ist.

Festlegen der Sprache der Anwendung

Aus der Dropdownliste Sprache können Sie die Sprache auswählen, die für die Anwendung verwendet werden

soll.

Festlegen der Anwendungseinheiten

Sie können auswählen, welche Einheiten für Papier-Abrechnungszwecke verwendet werden sollen, entweder

britische Maßeinheiten (Zoll, Quadratfuß) oder metrische Maßeinheiten (Millimeter, Quadratmeter).

Festlegen der Währung

In diesem Abschnitt können Sie die Währung auswählen, die verwendet werden soll, indem Sie den dreistelligen

Zeichencode eingeben (z. B. USD oder EUR).

Festlegung der Kosten und Preisgestaltung

Sie können den Kosten- oder Preiswert basierend auf der Tinte oder dem in Druckaufträgen verwendeten

Material zuweisen. Die Verteilung der Kosten/Preise kann nach Druckkategorie (Monolinien, Farblinien, Bilder mit

niedriger Dichte und hoher Dichte) oder nach Gesamtabdeckung (Farbe und Monoanteil) erfolgen.

HINWEIS: Die Auswahl, die Sie hier treen, wird auf alle Drucker angewendet, und gilt für die Registerkarten

Kosten und Preise. Wird diese Auswahl in einer dieser Registerkarten geändert, ändert sich automatisch die

Auswahl, die von der anderen Registerkarte verwendet wird.

Festlegen eines Unternehmenslogos für Berichte

Sie können benutzerdenierten Berichten einfach ein Firmenlogo hinzufügen, indem Sie auf die Schaltäche

Hochladen klicken und zu dem Bild Ihrer Wahl navigieren (jpg- oder png-Format). Es gibt jedoch

Einschränkungen.

Ihr aktuelles Firmenlogo können Sie durch Klicken auf die Schaltäche Entfernen entfernen.

Auswählen der erforderlichen Touchpoints

Durch Aktivieren der Auftragsübermittlungspunkte können Sie die Touchpoints auswählen, die Authentizierung

und Erfassung erfordern (standardmäßig erfordern alle Punkte Authentizierung). Ist ein Übermittlungspunkt

nicht aktiviert, wird das nicht authentizierte Drucken aktiviert. Daher erfolgt keine Erfassung der Aktivitäten, die

diesen Übertragungspunkt verwenden.

Touchpoints

Sie können wählen, ob HP SmartTracker Authentizierung von den folgenden Druckagenten erfordert:

HP SmartStream, HP Click, Treiber und der Drucker.

HINWEIS: Bleibt ein Druckagent deaktiviert, so steht es nicht identizierten Benutzern frei, von diesem

Druckagenten zu drucken.

16 Ihre HP SmartTracker Software-Anwendung DEWW

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