Buhl Data Service 9783866213470 Benutzerhandbuch

1

Das große Unternehmer 1x1

Einstiegsleitfaden und

Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion

Herausgeber: Günter D. Alt

Autoren: Günter D. Alt, Horst-Dieter Radke

Buhl Data Service GmbH

2

Das große Unternehmer 1x1

Liebe Leserin, lieber Leser,

schön, dass Sie sich für eine WISO Software entschie-

den haben! Das Programm wurde unter Berücksichtigung

neuester Erkenntnisse hinsichtlich Benutzerführung und

Software-Ergonomie entwickelt und genügt höchsten

qualitativen Ansprüchen. Das dazu gehörige Handbuch ist

ebenfalls sorgfältig und gewissenhaft erstellt. Druck- und

Übertragungsfehler sind trotzdem nicht ganz auszuschlie-

ßen. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit

der Inhalte übernehmen wir daher nicht.

Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wer-

den nur in Lizenz vergeben und dürfen nur in Übereinstim-

mung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet

werden. Außerdem ist dieses Handbuch urheberrechtlich

geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungs-

gemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist

ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt

insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröf-

fentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in

elektronische Systeme.

Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt

werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und

sind als solche zu betrachten.

Lizenz durch ZDF Enterprises

Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb:

Buhl Data Service GmbH

3

Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Bedienanleitung

Allgemeines .................................................................................................. 11

Hilfeangebote ................................................................................................................................................... 11

Neuerungen und Updates .............................................................................................................................13

Schnelleinstieg ................................................................................................................................................. 14

Navigation ......................................................................................................................................................... 17

‚Meine Firma’ richtig steuern ......................................................................................................................18

Das WISO Kaufmann Oberflächendesign .................................................................................................21

Die Menüleiste (Ansicht Office 2003 und 2007) ...................................................................................23

Eine neue Firma im Schnelldurchgang anlegen .....................................................................................26

Verkauf .......................................................................................................... 29

Schaubild ........................................................................................................................................................... 29

Überblick und Stammdaten .........................................................................................................................31

Artikel .................................................................................................................................................................33

Artikel neu anlegen ........................................................................................................................................35

Weitere Stammdaten .....................................................................................................................................40

Vorgänge ...........................................................................................................................................................41

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Das große Unternehmer 1x1

Einen neuen Vorgang anlegen .....................................................................................................................44

Einen Vorgang drucken .................................................................................................................................47

Einen Vorgang wandeln ................................................................................................................................55

Vorgang stornieren .........................................................................................................................................58

Versand ..............................................................................................................................................................59

Eine neue Versandart anlegen ..................................................................................................................... 61

Versandpapiere erstellen ............................................................................................................................... 62

Kasse ...................................................................................................................................................................66

Einkauf .......................................................................................................... 69

Stammdaten Einkauf ...................................................................................................................................... 70

Artikeldatensatz anlegen ..............................................................................................................................73

Selektionsfelder anlegen ............................................................................................................................... 77

Einen neuen Lieferanten anlegen ............................................................................................................... 79

Artikel einem Lieferanten zuordnen ..........................................................................................................82

Eine Lieferantenbestellung erfassen .......................................................................................................... 84

Einen Bestelleingang buchen ......................................................................................................................86

Buchhaltung ................................................................................................. 89

Stammdaten .....................................................................................................................................................93

Kontenplan ........................................................................................................................................................ 96

Kassenbuch .................................................................................................................................................... 101

Geschäftsvorfälle.......................................................................................................................................... 104

5

Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis

Buchungslauf für das Hauptbuch vorbereiten ..................................................................................... 107

Datensicherung durchführen .................................................................................................................... 108

Buchungslauf für das Hauptbuch durchführen ................................................................................... 110

DATEV-Export ................................................................................................................................................ 113

GDPdU-Export ............................................................................................................................................... 115

Weitere Auswertungen ............................................................................................................................... 120

Personal ...................................................................................................... 123

Mitarbeiter anlegen ..................................................................................................................................... 128

Erfassung ........................................................................................................................................................ 133

Fehler beseitigen .......................................................................................................................................... 137

Abrechnung erfassen .................................................................................................................................. 138

Lohnabrechnung durchführen .................................................................................................................. 139

Lohn-Buchungsliste erstellen ................................................................................................................... 140

Sozialversicherungs-Meldungen erstellen ............................................................................................ 141

Auswerten und Übertragen ....................................................................................................................... 144

Monatsabschluss durchführen ................................................................................................................. 145

Zahlungsverkehr ........................................................................................ 147

Bankverbindungen anlegen und verwalten .......................................................................................... 148

Zahlungsvorgänge manuell anlegen ....................................................................................................... 155

Kontoauszüge online holen ....................................................................................................................... 157

Löhne/Gehälter ............................................................................................................................................. 158

6

Das große Unternehmer 1x1

Ratgeber für Unternehmer

Allgemeines ................................................................................................ 163

Wer ist Kaufmann? ...................................................................................................................................... 163

Freiberufler und Kleingewerbetreibende ............................................................................................... 165

Welche Gesetze gelten? ............................................................................................................................. 166

Wo erhält man Rat? .................................................................................................................................... 167

Was ist ein Kaufvertrag/Werkvertrag? ................................................................................................... 170

Aufbewahrungspflichten und -fristen ................................................................................................... 173

Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft ......................................................................................... 174

Finanzplanung – gewusst wie .................................................................................................................. 176

Einkauf und Lager ...................................................................................... 187

Lieferanten finden und bewerten ............................................................................................................ 187

Lieferantenmanagement und -pflege .................................................................................................... 189

So kalkuliert man richtig ........................................................................................................................... 191

Lagerverwaltung ........................................................................................................................................... 195

7

Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis

Umsatz und Rechnung .............................................................................. 201

Was ist ein Angebot? .................................................................................................................................. 201

Auftragsbestätigung.................................................................................................................................... 203

Wie muss eine Rechnung aussehen? ...................................................................................................... 204

Marketingstrategien und Konzepte ........................................................................................................ 210

Vertrieb und Logistik ................................................................................................................................... 214

Zahlungsverkehr ........................................................................................ 217

Abwarten oder Einziehen? ......................................................................................................................... 217

Von Skonto und Rabatten ........................................................................................................................ 219

AGB .................................................................................................................................................................. 221

Mahnen, aber richtig................................................................................................................................... 223

Buchhaltung allgemein .............................................................................. 225

Was ist eigentlich Buchhaltung? ............................................................................................................. 225

Welche Buchhaltungssysteme gibt es?.................................................................................................. 227

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ............................................................................... 229

Das betriebliche Rechnungswesen ........................................................................................................ 231

Die Bücher der Buchhaltung ................................................................................................................... 233

Das Konto ...................................................................................................................................................... 236

EDV und Buchhaltung ............................................................................................................................... 237

Steuern im Unternehmen .......................................................................................................................... 239

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer ................................................................................ 242

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Das große Unternehmer 1x1

Buchhaltungspraxis ................................................................................... 249

Aufstellung eines Inventars....................................................................................................................... 249

Gesetzliche Grundlagen ............................................................................................................................. 254

Belege, Quittungen, Buchungen .............................................................................................................. 258

Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung .................................................................................. 260

Kontenrahmen und Kontenklassen ........................................................................................................ 262

Von der Eröffnungsbilanz zur Schlussbilanz ........................................................................................ 265

Buchen auf Bestandskonten .................................................................................................................... 267

Werteveränderungen in der Bilanz ........................................................................................................ 271

Buchen auf Erfolgskonten ......................................................................................................................... 273

Buchen mit Kontenrahmen ...................................................................................................................... 275

Die Problematik des Warenverkehrs ...................................................................................................... 276

Buchen im Warenverkehr ......................................................................................................................... 279

Buchen im Zahlungsverkehr .................................................................................................................... 281

Buchen von Lohn und Gehalt .................................................................................................................. 284

Umsatzsteuer buchen ................................................................................................................................. 287

Sonstige Unternehmenssteuern .............................................................................................................. 289

Abschlusstechnik ...................................................................................... 291

Abschluss und Ergebnisrechnung ............................................................................................................ 291

Abschreibungen ............................................................................................................................................ 292

Von der linearen Abschreibung bis zum Pool ...................................................................................... 294

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Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis

Abschreibung des Umlaufvermögens .................................................................................................... 299

Die Abgrenzung ........................................................................................................................................... 300

Bewertungen in der Bilanz ....................................................................................................................... 305

Abschlusstechnik ......................................................................................................................................... 306

Personalverwaltung ................................................................................... 309

Was macht das Personalbüro? ................................................................................................................. 309

Organisation ist alles .................................................................................................................................. 311

Personalplanung und -beschaffung ........................................................................................................ 314

Personalauswahl ........................................................................................................................................... 317

Personalverwaltung ..................................................................................................................................... 320

Einführung ins Arbeitsrecht ...................................................................................................................... 323

Belege und Informationen ......................................................................................................................... 327

Umlagen .......................................................................................................................................................... 330

Berufsgenossenschaften ............................................................................................................................ 332

Krankenkassen .............................................................................................................................................. 334

Der Lohn ist die Steuer .............................................................................................................................. 340

Personalstammdaten verwalten .............................................................................................................. 345

Meldung bei der Sozialversicherung ...................................................................................................... 349

Geringfügig Beschäftigte ........................................................................................................................... 352

Schüler, Studenten, Praktikanten ........................................................................................................... 364

Social Networks ............................................................................................................................................ 371

10

Das große Unternehmer 1x1

Finanzamt ................................................................................................... 375

Überwachung nimmt zu ............................................................................................................................. 375

Wer muss mit einer Prüfung rechnen? .................................................................................................. 379

Belegverzicht ................................................................................................................................................ 382

EÜR ................................................................................................................................................................... 384

Betriebsprüfung ............................................................................................................................................ 389

Steuerfahndung ............................................................................................................................................ 391

11

Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Allgemeines

des Programms kann nicht alles berücksichtigt und erklärt

werden. Nutzen Sie deshalb auch die verschiedenen

Formen der Hilfe, die Ihnen zusätzlich zu diesem Handbuch

angeboten werden.

Dieses Bedienbuch zeigt Ihnen die wichtigsten Arbeits-

schritte und die grundlegenden Vorgehensweisen bei der

Bedienung des Programms WISO Kaufmann und seiner

Module. Aufgrund der Vielfältigkeit und Leistungsstärke

Hilfeangebote

Die Offline-Hilfe, die im Programm integriert ist, erreichen

Sie über das Fragezeichen im Menü und über die Frage-

zeichensymbolschaltfläche, die ebenfalls in der Menüleiste,

aber auch an vielen anderen Stellen im Programm (zum

Beispiel in den Dialogfenstern oder über das Register Datei)

angeboten werden.

Die Offline-Hilfe des Programms WISO Kaufmann.

12

Das große Unternehmer 1x1

Wie in fast jedem anderen Windows-Programm funktio-

niert auch hier der Aufruf des Hilfe-Systems über die Funk-

tionstaste F1.

Eine weitergehende Hilfe bekommen Sie Online. Diese

Seiten im Buhl Kunden Center erreichen Sie über Datei

> Hilfe. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf

Online-Hilfe.

Die Online-Hilfe verzweigt zum Buhl Kunden Center, in dem

weiterführende Artikel zu finden sind.

Eine weitere Hilfe finden Sie im Online-Forum zu WISO

Kaufmann. Sie erreichen es ebenfalls über das Register

Datei > Hilfe und den Link Online-Forum im rechten Teil

des Fensters. Dort tauschen Anwender Informationen aus,

stellen Fragen ein und helfen sich untereinander.

Im Online-Forum tauschen sich Anwender aus und helfen

sich bei Problemen.

Die letzte Möglichkeit zur Problemlösung finden Sie über

das Support-Team. Dies steht Ihnen unter Umständen

sogar über Fernwartung zur Verfügung. Die nötigen

Kontaktinformationen erhalten Sie, wenn sie auf den Link

Info & Support klicken. Es wird Ihnen dabei auch gleich

das an nötigen Informationen angeboten, das der Support

abfragen wird: Programmversion, Garantienummer, Akti-

vierungsstatus und Ihre Support-ID.

13

Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Neuerungen und Updates

Nach Updates sollten Sie, wenn Sie sich nicht registriert

haben, (was zu empfehlen ist) regelmäßig schauen.

Regelmäßige Updates sind Pflicht.

Sie sollten sich auch die Neuerungen ansehen, die Ihnen

meist direkt angeboten werden. Sie erreichen diese aber

auch über Datei > Weitere Informationen > Neuerungen.

Es wird dann ein Word-Dokument geöffnet, das Sie aller-

dings auch direkt aufrufen können. Sie finden es unter

Programme / Buhl / Business / Buero Plus NexT / Info (es sei

denn, Sie haben in andere Verzeichnisse installiert).

Die Neuerungen der aktuellen Version finden Sie in einem

Word-Dokument.

14

Das große Unternehmer 1x1

Schnelleinstieg

Sind diese Lösungsansätze nicht zu sehen, so klicken Sie

auf die beiden nach unten zeigenden Rechtecke in der

Überschriftenzeile. Haben Sie den Eindruck, es werden zu

wenige Lösungen angezeigt, so klicken Sie auf das Zahnrad

und bestätigen Sie die Meldung mit Ja.

Eine gute Möglichkeit einen schnellen Einstieg zu finden,

ist das Ausprobieren mit einer Testfirma. Wählen Sie die

nach dem Start von WISO Kaufmann aus und probieren Sie

die wesentlichen Vorgänge damit aus.

Einen Schnelleinstieg in den Umgang mit WISO Kaufmann

und den einzelnen Modulen finden Sie über die Startseite.

In der Regel wird diese nach dem Starten direkt angezeigt.

Sie können aber auch immer dorthin zurückkehren, indem

Sie links in der Navigation unter Meine Firma auf den

Schalter mit dem Haus – eben die Startseite – klicken.

Sie finden hier Anleitungen für unterschiedliche praktische

Aufgaben, vom Erfassen einer Rechnung bis zum Erstellen

einer Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt unter

Schnelleinstieg und Lösungsansätze für Ihre Aufgaben.

15

Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Eine Testfirma ist eine gute Möglichkeit, das Programm

ohne Schaden für eigene Daten auszuprobieren.

Die Firma TESTNEU ist leer, außer einem Musterkunden

und Musterlieferanten sind keine Datensätze angelegt. Sie

können also auf der Basis der eigenen Situation lernen, mit

dem Programm umzugehen. Legen Sie ein paar Ihrer Artikel

16

Das große Unternehmer 1x1

an, eine Handvoll Kunden und zwei, drei Mitarbeiter und

probieren Sie dann aus, wie leicht Buchungen, Formulare

und Stammdatenanlagen zu realisieren sind.

Möchten Sie lieber schon mit vorhandenen Daten beginnen,

so wählen Sie die Firma TEST0009. Da finden Sie bereits

angelegte Stammdaten und Vorgänge und können sie sich

so anschauen, wie eine laufende Warenwirtschaft aussieht.

Eine Testfirma mit vorbereiteten Stammdaten und

Vorgängen eignet sich ebenfalls gut zum Ausprobieren und

zum Kennenlernen.

Sie können auch eine eigene Testfirma anlegen. Dazu

wählen Sie beim Start eine neue Nummer und im

folgenden Assistenten den Schritt Neue Testfirma anlegen.

Sie können dann eine leere Firma anlegen oder mit Muster-

daten / Mustervorgaben.

Eine Testfirma ist schnell angelegt.

17

Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Navigation

Links finden Sie immer die Bereichsleiste, mit der Sie

durch das Programm und die einzelnen Module navigieren

können. Ist sie einmal nicht zu sehen, so wurde sie vermut-

lich eingeklappt. Um sie wieder hervorzuholen, wählen Sie

Ansicht > Bereichsleiste > Normal > Links, oder wenn Ihnen

das besser gefällt > Rechts.

Einfacher geht das über den Pfeil oben rechts in der

Bereichsleiste. Zeigen Sie nach links, kann die Bereichs-

leiste eingeklappt werden, zeigen sie nach rechts, kann

man sie ausklappen. Im unteren Teil sind die einzelnen

Module aufgeführt. Das ausgewählte Modul ist farbig

markiert. Darüber finden sich die jeweiligen Schaltflä-

chen, die für das Modul zur Verfügung stehen, beim

Verkauf beispielsweise Schaubild, Überblick/Stammdaten,

Vorgänge, Versand und Kasse. Wird eine dieser Schaltflä-

chen markiert, wird im rechten Teil des Fensters der zuge-

hörige Arbeitsbereich eingeblendet. Manchmal ist der so

vielfältig, dass er mit Registern unterteilt werden muss.

18

Das große Unternehmer 1x1

‚Meine Firma’ richtig steuern

Meine Firma ist die zentrale Schaltstelle für das komplette

WISO Kaufmann System.

Schnelle Lösungen lassen sich auch über die Start-Seite

finden.

Einen schnellen Überblick über das komplette System von

WISO Kaufmann bekommen Sie, wenn Sie links in der Navi-

gation das Schaubild anklicken. Solch ein Schaubild gibt

es für jedes Modul. In diesem Fall sehen Sie in der Mitte

die Schaltfläche Meine Firma. Klicken Sie darauf, gelangen

Sie in die Firmenstammdaten, die Sie nun anpassen oder

ergänzen können. Eventuell werden noch ein angelegter

Benutzer und das zugehörige Passwort abgefragt.

Links von dieser Schaltfläche sehen Sie die drei

Schaltflächen:

■ Systemeinstellungen

■ Parameter

■ Benutzer

Über diese lassen sich Einstellungen vornehmen, die für das

Gesamtsystem „Meine Firma“ wichtig sind. Sie erkennen

auch an dem Pfeil, der zur Schaltfläche Meine Firma führt,

dass die Auswirkungen direkt dorthin zielen.

Das Schaubild gibt einen Überblick über das

Gesamtsystem.

19

Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines

Über die Schaltfläche Benutzer verwalten können Sie fest-

legen, wer mit dem Programm arbeiten darf.

Von ‚Meine Firma’ führen Pfeile zu den Modulen: Verkauf,

Einkauf, Buchhaltung, Personal, Zahlungsverkehr. Ein Klick

auf eine von diesen Schaltflächen schaltet zu dem jewei-

ligen Modul und zeigt dort ebenfalls das Schaubild an.

Wählen Sie in der Navigation den Überblick, so erhalten Sie

rechts eine anders aufgebaute und sortierte Linkliste, mit

der Sie die einzelnen Funktionsbereiche zur Verwaltung und

Steuerung der angelegten Firma anwählen können. Über

die Kurzwahl können Sie dazu noch wichtige Aufgaben

per Mausklick erreichen, etwa die Schnelle Datensiche-

rung. Diese Überblicksseite ist hilfreich, wenn man gezielt

und ohne unnötige Umwege zu einem bestimmten Punkt

gelangen will, etwa die Bankverbindung in den Firmen-

stammdaten verändern.

Ein Überblick über die ‚Stellschrauben’ der ganzen Firma.

Über die Systemeinstellungen erreichen Sie nicht nur die

von WISO Kaufmann, sondern auch die Windows-System-

steuerung. Das Register Systemkonfiguration hilft Ihnen

u.U. weiter, wenn Probleme bei der Darstellung auftreten.

Über die kleine Schaltfläche Anbindungen links neben

Schließen können Sie von Ihrem E-Mail-Client über Wahl-

hilfe für die Telefonanlage bis zum Faxgerät alles mit WISO

Kaufmann verbinden, was Ihnen zur Verfügung steht.

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Das große Unternehmer 1x1

Es kann an Kommunikationskanälen angebunden werden,

was Ihnen zur Verfügung steht.

Über die Schaltfläche Parameter lassen sich sämtliche

Einstellungen aller Module erreichen. In diesem Umfang

geht das nur an dieser Stelle. Je nach Modul können Sie

auch über das Menü Bearbeiten > Parameter an die Einstel-

lungen gelangen, allerdings immer nur Modulbezogen.

Nirgendwo anders im Programm hat man die Parameter

alle in einem Dialogfenster zusammen.

Ähnlich wie bei ‚Parameter’ fasst Auswertungen sämtliche

Auswertungen aller Module zusammen. Wenn Sie etwas

ändern möchten, haben Sie hier alles gut im Blick und im

Zugriff. Um eine vorhandene Auswertung zu bearbeiten,

klicken Sie auf Eigenschaften, wenn Sie nur ein paar

Einstellungen ändern möchten.

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