Buhl Data Service 9783866213456 Benutzerhandbuch

Typ
Benutzerhandbuch

Dieses Handbuch ist auch geeignet für

1
Das große Unternehmer 1x1
Das große Unternehmer 1x1
Einstiegsleitfaden und
Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion
Herausgeber: Günter D. Alt
Autoren: Günter D. Alt, Horst-Dieter Radke
Buhl Data Service GmbH
2
Das große Unternehmer 1x1
Liebe Leserin, lieber Leser,
schön, dass Sie sich für eine WISO Software entschie-
den haben! Das Programm wurde unter Berücksichtigung
neuester Erkenntnisse hinsichtlich Benutzerführung und
Software-Ergonomie entwickelt und genügt höchsten
qualitativen Ansprüchen. Das dazu gehörige Handbuch ist
ebenfalls sorgfältig und gewissenhaft erstellt. Druck- und
Übertragungsfehler sind trotzdem nicht ganz auszuschlie-
ßen. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit
der Inhalte übernehmen wir daher nicht.
Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wer-
den nur in Lizenz vergeben und dürfen nur in Übereinstim-
mung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet
werden. Außerdem ist dieses Handbuch urheberrechtlich
geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungs-
gemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist
ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt
insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröf-
fentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in
elektronische Systeme.
Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt
werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und
sind als solche zu betrachten.
Lizenz durch ZDF Enterprises
Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb:
Buhl Data Service GmbH
3
Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Bedienanleitung
Allgemeines .................................................................................................. 11
Hilfeangebote ................................................................................................................................................... 11
Neuerungen und Updates .............................................................................................................................13
Schnelleinstieg ................................................................................................................................................. 14
Navigation ......................................................................................................................................................... 17
‚Meine Firma’ richtig steuern ......................................................................................................................18
Das WISO Kaufmann Oberflächendesign .................................................................................................21
Die Menüleiste (Ansicht Office 2003 und 2007) ...................................................................................23
Eine neue Firma im Schnelldurchgang anlegen .....................................................................................26
Verkauf .......................................................................................................... 29
Schaubild ........................................................................................................................................................... 29
Überblick und Stammdaten .........................................................................................................................31
Artikel .................................................................................................................................................................33
Artikel neu anlegen ........................................................................................................................................35
Weitere Stammdaten .....................................................................................................................................40
Vorgänge ...........................................................................................................................................................41
4
Das große Unternehmer 1x1
Einen neuen Vorgang anlegen .....................................................................................................................44
Einen Vorgang drucken .................................................................................................................................47
Einen Vorgang wandeln ................................................................................................................................55
Vorgang stornieren .........................................................................................................................................58
Versand ..............................................................................................................................................................59
Eine neue Versandart anlegen ..................................................................................................................... 61
Versandpapiere erstellen ............................................................................................................................... 62
Kasse ...................................................................................................................................................................66
Einkauf .......................................................................................................... 69
Stammdaten Einkauf ...................................................................................................................................... 70
Artikeldatensatz anlegen ..............................................................................................................................73
Selektionsfelder anlegen ............................................................................................................................... 77
Einen neuen Lieferanten anlegen ............................................................................................................... 79
Artikel einem Lieferanten zuordnen ..........................................................................................................82
Eine Lieferantenbestellung erfassen .......................................................................................................... 84
Einen Bestelleingang buchen ......................................................................................................................86
Buchhaltung ................................................................................................. 89
Stammdaten .....................................................................................................................................................93
Kontenplan ........................................................................................................................................................ 96
Kassenbuch .................................................................................................................................................... 101
Geschäftsvorfälle.......................................................................................................................................... 104
5
Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis
Buchungslauf für das Hauptbuch vorbereiten ..................................................................................... 107
Datensicherung durchführen .................................................................................................................... 108
Buchungslauf für das Hauptbuch durchführen ................................................................................... 110
DATEV-Export ................................................................................................................................................ 113
GDPdU-Export ............................................................................................................................................... 115
Weitere Auswertungen ............................................................................................................................... 120
Personal ...................................................................................................... 123
Mitarbeiter anlegen ..................................................................................................................................... 128
Erfassung ........................................................................................................................................................ 133
Fehler beseitigen .......................................................................................................................................... 137
Abrechnung erfassen .................................................................................................................................. 138
Lohnabrechnung durchführen .................................................................................................................. 139
Lohn-Buchungsliste erstellen ................................................................................................................... 140
Sozialversicherungs-Meldungen erstellen ............................................................................................ 141
Auswerten und Übertragen ....................................................................................................................... 144
Monatsabschluss durchführen ................................................................................................................. 145
Zahlungsverkehr ........................................................................................ 147
Bankverbindungen anlegen und verwalten .......................................................................................... 148
Zahlungsvorgänge manuell anlegen ....................................................................................................... 155
Kontoauszüge online holen ....................................................................................................................... 157
Löhne/Gehälter ............................................................................................................................................. 158
6
Das große Unternehmer 1x1
Ratgeber für Unternehmer
Allgemeines ................................................................................................ 163
Wer ist Kaufmann? ...................................................................................................................................... 163
Freiberufler und Kleingewerbetreibende ............................................................................................... 165
Welche Gesetze gelten? ............................................................................................................................. 166
Wo erhält man Rat? .................................................................................................................................... 167
Was ist ein Kaufvertrag/Werkvertrag? ................................................................................................... 170
Aufbewahrungspflichten und -fristen ................................................................................................... 173
Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft ......................................................................................... 174
Finanzplanung – gewusst wie .................................................................................................................. 176
Einkauf und Lager ...................................................................................... 187
Lieferanten finden und bewerten ............................................................................................................ 187
Lieferantenmanagement und -pflege .................................................................................................... 189
So kalkuliert man richtig ........................................................................................................................... 191
Lagerverwaltung ........................................................................................................................................... 195
7
Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis
Umsatz und Rechnung .............................................................................. 201
Was ist ein Angebot? .................................................................................................................................. 201
Auftragsbestätigung.................................................................................................................................... 203
Wie muss eine Rechnung aussehen? ...................................................................................................... 204
Marketingstrategien und Konzepte ........................................................................................................ 210
Vertrieb und Logistik ................................................................................................................................... 214
Zahlungsverkehr ........................................................................................ 217
Abwarten oder Einziehen? ......................................................................................................................... 217
Von Skonto und Rabatten ........................................................................................................................ 219
AGB .................................................................................................................................................................. 221
Mahnen, aber richtig................................................................................................................................... 223
Buchhaltung allgemein .............................................................................. 225
Was ist eigentlich Buchhaltung? ............................................................................................................. 225
Welche Buchhaltungssysteme gibt es?.................................................................................................. 227
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ............................................................................... 229
Das betriebliche Rechnungswesen ........................................................................................................ 231
Die Bücher der Buchhaltung ................................................................................................................... 233
Das Konto ...................................................................................................................................................... 236
EDV und Buchhaltung ............................................................................................................................... 237
Steuern im Unternehmen .......................................................................................................................... 239
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer ................................................................................ 242
8
Das große Unternehmer 1x1
Buchhaltungspraxis ................................................................................... 249
Aufstellung eines Inventars....................................................................................................................... 249
Gesetzliche Grundlagen ............................................................................................................................. 254
Belege, Quittungen, Buchungen .............................................................................................................. 258
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung .................................................................................. 260
Kontenrahmen und Kontenklassen ........................................................................................................ 262
Von der Eröffnungsbilanz zur Schlussbilanz ........................................................................................ 265
Buchen auf Bestandskonten .................................................................................................................... 267
Werteveränderungen in der Bilanz ........................................................................................................ 271
Buchen auf Erfolgskonten ......................................................................................................................... 273
Buchen mit Kontenrahmen ...................................................................................................................... 275
Die Problematik des Warenverkehrs ...................................................................................................... 276
Buchen im Warenverkehr ......................................................................................................................... 279
Buchen im Zahlungsverkehr .................................................................................................................... 281
Buchen von Lohn und Gehalt .................................................................................................................. 284
Umsatzsteuer buchen ................................................................................................................................. 287
Sonstige Unternehmenssteuern .............................................................................................................. 289
Abschlusstechnik ...................................................................................... 291
Abschluss und Ergebnisrechnung ............................................................................................................ 291
Abschreibungen ............................................................................................................................................ 292
Von der linearen Abschreibung bis zum Pool ...................................................................................... 294
9
Das große Unternehmer 1x1 Inhaltsverzeichnis
Abschreibung des Umlaufvermögens .................................................................................................... 299
Die Abgrenzung ........................................................................................................................................... 300
Bewertungen in der Bilanz ....................................................................................................................... 305
Abschlusstechnik ......................................................................................................................................... 306
Personalverwaltung ................................................................................... 309
Was macht das Personalbüro? ................................................................................................................. 309
Organisation ist alles .................................................................................................................................. 311
Personalplanung und -beschaffung ........................................................................................................ 314
Personalauswahl ........................................................................................................................................... 317
Personalverwaltung ..................................................................................................................................... 320
Einführung ins Arbeitsrecht ...................................................................................................................... 323
Belege und Informationen ......................................................................................................................... 327
Umlagen .......................................................................................................................................................... 330
Berufsgenossenschaften ............................................................................................................................ 332
Krankenkassen .............................................................................................................................................. 334
Der Lohn ist die Steuer .............................................................................................................................. 340
Personalstammdaten verwalten .............................................................................................................. 345
Meldung bei der Sozialversicherung ...................................................................................................... 349
Geringfügig Beschäftigte ........................................................................................................................... 352
Schüler, Studenten, Praktikanten ........................................................................................................... 364
Social Networks ............................................................................................................................................ 371
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Das große Unternehmer 1x1
Finanzamt ................................................................................................... 375
Überwachung nimmt zu ............................................................................................................................. 375
Wer muss mit einer Prüfung rechnen? .................................................................................................. 379
Belegverzicht ................................................................................................................................................ 382
EÜR ................................................................................................................................................................... 384
Betriebsprüfung ............................................................................................................................................ 389
Steuerfahndung ............................................................................................................................................ 391
11
Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Allgemeines
des Programms kann nicht alles berücksichtigt und erklärt
werden. Nutzen Sie deshalb auch die verschiedenen
Formen der Hilfe, die Ihnen zusätzlich zu diesem Handbuch
angeboten werden.
Dieses Bedienbuch zeigt Ihnen die wichtigsten Arbeits-
schritte und die grundlegenden Vorgehensweisen bei der
Bedienung des Programms WISO Kaufmann und seiner
Module. Aufgrund der Vielfältigkeit und Leistungsstärke
Hilfeangebote
Die Offline-Hilfe, die im Programm integriert ist, erreichen
Sie über das Fragezeichen im Menü und über die Frage-
zeichensymbolschaltfläche, die ebenfalls in der Menüleiste,
aber auch an vielen anderen Stellen im Programm (zum
Beispiel in den Dialogfenstern oder über das Register Datei)
angeboten werden.
Die Offline-Hilfe des Programms WISO Kaufmann.
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Das große Unternehmer 1x1
Wie in fast jedem anderen Windows-Programm funktio-
niert auch hier der Aufruf des Hilfe-Systems über die Funk-
tionstaste F1.
Eine weitergehende Hilfe bekommen Sie Online. Diese
Seiten im Buhl Kunden Center erreichen Sie über Datei
> Hilfe. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf
Online-Hilfe.
Die Online-Hilfe verzweigt zum Buhl Kunden Center, in dem
weiterführende Artikel zu finden sind.
Eine weitere Hilfe finden Sie im Online-Forum zu WISO
Kaufmann. Sie erreichen es ebenfalls über das Register
Datei > Hilfe und den Link Online-Forum im rechten Teil
des Fensters. Dort tauschen Anwender Informationen aus,
stellen Fragen ein und helfen sich untereinander.
Im Online-Forum tauschen sich Anwender aus und helfen
sich bei Problemen.
Die letzte Möglichkeit zur Problemlösung finden Sie über
das Support-Team. Dies steht Ihnen unter Umständen
sogar über Fernwartung zur Verfügung. Die nötigen
Kontaktinformationen erhalten Sie, wenn sie auf den Link
Info & Support klicken. Es wird Ihnen dabei auch gleich
das an nötigen Informationen angeboten, das der Support
abfragen wird: Programmversion, Garantienummer, Akti-
vierungsstatus und Ihre Support-ID.
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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Neuerungen und Updates
Nach Updates sollten Sie, wenn Sie sich nicht registriert
haben, (was zu empfehlen ist) regelmäßig schauen.
Regelmäßige Updates sind Pflicht.
Sie sollten sich auch die Neuerungen ansehen, die Ihnen
meist direkt angeboten werden. Sie erreichen diese aber
auch über Datei > Weitere Informationen > Neuerungen.
Es wird dann ein Word-Dokument geöffnet, das Sie aller-
dings auch direkt aufrufen können. Sie finden es unter
Programme / Buhl / Business / Buero Plus NexT / Info (es sei
denn, Sie haben in andere Verzeichnisse installiert).
Die Neuerungen der aktuellen Version finden Sie in einem
Word-Dokument.
14
Das große Unternehmer 1x1
Schnelleinstieg
Sind diese Lösungsansätze nicht zu sehen, so klicken Sie
auf die beiden nach unten zeigenden Rechtecke in der
Überschriftenzeile. Haben Sie den Eindruck, es werden zu
wenige Lösungen angezeigt, so klicken Sie auf das Zahnrad
und bestätigen Sie die Meldung mit Ja.
Eine gute Möglichkeit einen schnellen Einstieg zu finden,
ist das Ausprobieren mit einer Testfirma. Wählen Sie die
nach dem Start von WISO Kaufmann aus und probieren Sie
die wesentlichen Vorgänge damit aus.
Einen Schnelleinstieg in den Umgang mit WISO Kaufmann
und den einzelnen Modulen finden Sie über die Startseite.
In der Regel wird diese nach dem Starten direkt angezeigt.
Sie können aber auch immer dorthin zurückkehren, indem
Sie links in der Navigation unter Meine Firma auf den
Schalter mit dem Haus – eben die Startseite – klicken.
Sie finden hier Anleitungen für unterschiedliche praktische
Aufgaben, vom Erfassen einer Rechnung bis zum Erstellen
einer Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt unter
Schnelleinstieg und Lösungsansätze für Ihre Aufgaben.
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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Eine Testfirma ist eine gute Möglichkeit, das Programm
ohne Schaden für eigene Daten auszuprobieren.
Die Firma TESTNEU ist leer, außer einem Musterkunden
und Musterlieferanten sind keine Datensätze angelegt. Sie
können also auf der Basis der eigenen Situation lernen, mit
dem Programm umzugehen. Legen Sie ein paar Ihrer Artikel
16
Das große Unternehmer 1x1
an, eine Handvoll Kunden und zwei, drei Mitarbeiter und
probieren Sie dann aus, wie leicht Buchungen, Formulare
und Stammdatenanlagen zu realisieren sind.
Möchten Sie lieber schon mit vorhandenen Daten beginnen,
so wählen Sie die Firma TEST0009. Da finden Sie bereits
angelegte Stammdaten und Vorgänge und können sie sich
so anschauen, wie eine laufende Warenwirtschaft aussieht.
Eine Testfirma mit vorbereiteten Stammdaten und
Vorgängen eignet sich ebenfalls gut zum Ausprobieren und
zum Kennenlernen.
Sie können auch eine eigene Testfirma anlegen. Dazu
wählen Sie beim Start eine neue Nummer und im
folgenden Assistenten den Schritt Neue Testfirma anlegen.
Sie können dann eine leere Firma anlegen oder mit Muster-
daten / Mustervorgaben.
Eine Testfirma ist schnell angelegt.
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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Navigation
Links finden Sie immer die Bereichsleiste, mit der Sie
durch das Programm und die einzelnen Module navigieren
können. Ist sie einmal nicht zu sehen, so wurde sie vermut-
lich eingeklappt. Um sie wieder hervorzuholen, wählen Sie
Ansicht > Bereichsleiste > Normal > Links, oder wenn Ihnen
das besser gefällt > Rechts.
Einfacher geht das über den Pfeil oben rechts in der
Bereichsleiste. Zeigen Sie nach links, kann die Bereichs-
leiste eingeklappt werden, zeigen sie nach rechts, kann
man sie ausklappen. Im unteren Teil sind die einzelnen
Module aufgeführt. Das ausgewählte Modul ist farbig
markiert. Darüber finden sich die jeweiligen Schaltflä-
chen, die für das Modul zur Verfügung stehen, beim
Verkauf beispielsweise Schaubild, Überblick/Stammdaten,
Vorgänge, Versand und Kasse. Wird eine dieser Schaltflä-
chen markiert, wird im rechten Teil des Fensters der zuge-
hörige Arbeitsbereich eingeblendet. Manchmal ist der so
vielfältig, dass er mit Registern unterteilt werden muss.
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Das große Unternehmer 1x1
‚Meine Firma’ richtig steuern
Meine Firma ist die zentrale Schaltstelle für das komplette
WISO Kaufmann System.
Schnelle Lösungen lassen sich auch über die Start-Seite
finden.
Einen schnellen Überblick über das komplette System von
WISO Kaufmann bekommen Sie, wenn Sie links in der Navi-
gation das Schaubild anklicken. Solch ein Schaubild gibt
es für jedes Modul. In diesem Fall sehen Sie in der Mitte
die Schaltfläche Meine Firma. Klicken Sie darauf, gelangen
Sie in die Firmenstammdaten, die Sie nun anpassen oder
ergänzen können. Eventuell werden noch ein angelegter
Benutzer und das zugehörige Passwort abgefragt.
Links von dieser Schaltfläche sehen Sie die drei
Schaltflächen:
Systemeinstellungen
Parameter
Benutzer
Über diese lassen sich Einstellungen vornehmen, die für das
Gesamtsystem „Meine Firma“ wichtig sind. Sie erkennen
auch an dem Pfeil, der zur Schaltfläche Meine Firma führt,
dass die Auswirkungen direkt dorthin zielen.
Das Schaubild gibt einen Überblick über das
Gesamtsystem.
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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Über die Schaltfläche Benutzer verwalten können Sie fest-
legen, wer mit dem Programm arbeiten darf.
Von ‚Meine Firma’ führen Pfeile zu den Modulen: Verkauf,
Einkauf, Buchhaltung, Personal, Zahlungsverkehr. Ein Klick
auf eine von diesen Schaltflächen schaltet zu dem jewei-
ligen Modul und zeigt dort ebenfalls das Schaubild an.
Wählen Sie in der Navigation den Überblick, so erhalten Sie
rechts eine anders aufgebaute und sortierte Linkliste, mit
der Sie die einzelnen Funktionsbereiche zur Verwaltung und
Steuerung der angelegten Firma anwählen können. Über
die Kurzwahl können Sie dazu noch wichtige Aufgaben
per Mausklick erreichen, etwa die Schnelle Datensiche-
rung. Diese Überblicksseite ist hilfreich, wenn man gezielt
und ohne unnötige Umwege zu einem bestimmten Punkt
gelangen will, etwa die Bankverbindung in den Firmen-
stammdaten verändern.
Ein Überblick über die ‚Stellschrauben’ der ganzen Firma.
Über die Systemeinstellungen erreichen Sie nicht nur die
von WISO Kaufmann, sondern auch die Windows-System-
steuerung. Das Register Systemkonfiguration hilft Ihnen
u.U. weiter, wenn Probleme bei der Darstellung auftreten.
Über die kleine Schaltfläche Anbindungen links neben
Schließen können Sie von Ihrem E-Mail-Client über Wahl-
hilfe für die Telefonanlage bis zum Faxgerät alles mit WISO
Kaufmann verbinden, was Ihnen zur Verfügung steht.
20
Das große Unternehmer 1x1
Es kann an Kommunikationskanälen angebunden werden,
was Ihnen zur Verfügung steht.
Über die Schaltfläche Parameter lassen sich sämtliche
Einstellungen aller Module erreichen. In diesem Umfang
geht das nur an dieser Stelle. Je nach Modul können Sie
auch über das Menü Bearbeiten > Parameter an die Einstel-
lungen gelangen, allerdings immer nur Modulbezogen.
Nirgendwo anders im Programm hat man die Parameter
alle in einem Dialogfenster zusammen.
Ähnlich wie bei ‚Parameter’ fasst Auswertungen sämtliche
Auswertungen aller Module zusammen. Wenn Sie etwas
ändern möchten, haben Sie hier alles gut im Blick und im
Zugriff. Um eine vorhandene Auswertung zu bearbeiten,
klicken Sie auf Eigenschaften, wenn Sie nur ein paar
Einstellungen ändern möchten.
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