Panasonic KXTVM50NE Bedienungsanleitung

KX-TVM50

Modell

KX-TVM200

Sprachprozessorsystem

Benutzerhandbuch

Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem von Panasonic

entschieden haben.

Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Benutzung sorgfältig durch und bewahren

Sie diese für den späteren Gebrauch auf.

KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.0

Benutzerhandbuch

2

Einleitung

Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem KX-TVM50/KX-TVM200

von Panasonic entschieden haben. Dieses Produkt wird ihnen über viele Jahre einen

zuverlässigen Dienst erweisen.

Dieses Benutzerhandbuch wird Sie bei der Konfiguration Ihrer Mailbox sowie der

Verwendung der Voicemail-Funktionen unterstützen und Ihnen eine Einführung in die

vielen ausgefeilten Funktionen geben, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität auf

vielerlei Art und Weise verbessern können.

Aufbau des Handbuchs

Das Handbuch ist in folgende Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung in das SPS

In diesem Kapitel wird kurz beschrieben, was das SPS ist und in welcher Weise es

Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt.

Kapitel 2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie sich in Ihre SPS-Mailbox einloggen und Ihre

Mailbox Ihren Anforderungen anpassen.

Kapitel 3 Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen

In diesem Kapitel wird die Wiedergabe der in Ihrer Mailbox hinterlassenen

Nachrichten und die Verwendung der mit der Nachrichtenwiedergabe in

Zusammenhang stehenden Funktionen beschrieben.

Kapitel 4 Nachrichten senden

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Nachrichten an andere Personen in Ihrem

Büro oder an externe Teilnehmer senden.

Kapitel 5 Weitere Funktionen

In diesem Kapitel erhalten Sie eine Einführung in die vielen ausgefeilten

Funktionen, die das SPS zu bieten hat.

Hinweis

• Einige der in diesem Handbuch erwähnten Produkte sind in Ihrem Land/Ihrer Region ggf.

nicht erhältlich.

• Die Modellnummernzusätze sind in diesem Handbuch weggelassen worden.

Benutzerhandbuch

3

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung in das SPS................................................. 5

1.1 Einführung in das SPS................................................................... 5

2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox............... 8

2.1 Einloggen in Ihre Mailbox............................................................... 8

2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht) .............. 10

2.3 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen.............. 13

2.4 Ändern oder Löschen Ihres Passworts ........................................ 16

2.5 Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens .......................... 17

2.6 Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle.......... 18

3

Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen

....... 20

3.1 Abspielen von Nachrichten .......................................................... 20

3.2 Nachrichten beantworten............................................................. 24

3.3 Vermittlung von Nachrichten........................................................ 27

3.4 Fernzugriff.................................................................................... 29

4 Nachrichten senden ................................................... 31

4.1 Nachrichten senden – Überblick.................................................. 31

4.2 Nachrichtenübermittlung.............................................................. 32

4.3 Externe Nachrichtenübermittlung ................................................ 35

4.4 Externe Nachrichtenübermittlungen empfangen ......................... 39

5 Weitere Funktionen .................................................... 41

5.1 Gespräch vermitteln..................................................................... 41

5.2 Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe............................ 43

5.3 Zuweisung Ihres Stellvertreters ................................................... 45

5.4 Interview-Mailbox......................................................................... 47

5.5 Nachrichtenempfangsart.............................................................. 49

5.6 Persönliche Gruppenverteilungslisten ......................................... 50

5.7 Externe Nachrichtenweiterleitung................................................ 52

5.8 Nachrichtenanzeige ..................................................................... 54

Benutzerhandbuch

4

5.9 E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail)..................... 56

5.10 Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID......................................... 57

5.11 Ansage des persönlichen Anrufernamens................................... 60

5.12 Vorabfrage der Sprachmailbox..................................................... 62

5.13 Aufzeichnung Ihrer Gespräche .................................................... 63

5.14 Rufweiterleitung von extern ......................................................... 64

5.15 Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen und

entfernen

...................................................................................... 67

5.16 Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login

von extern und kostenfreie Fernvorabfrage

................................. 69

5.17 Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf .................................... 71

5.18 Terminruf/Weckruf........................................................................ 74

5.19 Markierung................................................................................... 76

5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen ............................................ 77

5.21 Mailbox Kapazitätswarnung ......................................................... 78

Anhang............................................................................... 79

Kurzanleitung .......................................................................................... 79

Glossar............................................................................... 83

Stichwortverzeichnis ........................................................ 97

Benutzerhandbuch

5

Kapitel 1

Einführung in das SPS

1.1 Einführung in das SPS

Das Panasonic Sprachprozessorsystem

(SPS) ist ein leistungsfähiges Tool, das

Sie bei der Abwicklung Ihrer

Sprachkommunikation unterstützt und

auf diese Weise Ihre Produktivität

verbessert. Als Teilnehmer (Benutzer

einer SPS-Mailbox) können Sie:

a) Eine Nachricht an eine oder mehrere

Personen innerhalb oder außerhalb

Ihres Büros senden.

b) Nachrichten unter Hinzufügung Ihres

eigenen Kommentars an andere

Teilnehmer übermitteln.

c) Auf Ihre Mailbox zugreifen und Ihre

Nachrichten abhören, auch wenn Sie

sich nicht im Büro aufhalten.

d) Das SPS so einstellen, dass Sie eine

Benachrichtigung auf Ihrem Pieper

oder per E-Mail erhalten, sobald

jemand eine Nachricht für Sie

hinterlässt.

e) Durch die Nachrichtenlampe an Ihrer

Nebenstelle einen Hinweis erhalten,

wenn in Ihrer Mailbox neue

Nachrichten aufgezeichnet wurden.

f) Ihre Anrufe vorabfragen.

g) Eine Reihe individueller Optionen und

Funktionen für Ihre Mailbox einrichten

(Persönlicher benutzerspezifischer

Ablauf), die Ihren Anrufern zur

Auswahl gestellt werden.

h) Und vieles mehr...

Bevor Sie beginnen

Um das SPS als Teilnehmer nutzen zu

können, benötigten Sie die unten

aufgeführten Informationen. Bei Bedarf

kann der System-Manager des SPS Sie

bei der Zusammenstellung dieser

Informationen unterstützen.

a) Die Nebenstellennummer des SPS,

die Sie wählen müssen, um auf das

SPS zuzugreifen.

b) Ihre Mailboxnummer und

Nebenstellennummer (Diese

Nummern sind in vielen Fällen

identisch, müssen es jedoch nicht

sein).

c) Ihr Mailbox-Passwort (falls

festgelegt).

d) Die Rufnummer des System-

Managers. Der System-Manager ist

die Person, an die Sie sich bei

Problemen mit dem SPS wenden

sollten.

Sobald Ihnen diese Informationen

vorliegen, können Sie mit der

Verwendung des SPS beginnen.

Verwendung des SPS

Sie können das SPS auf zweierlei Art und

Weise nutzen; als Teilnehmer oder als

Anrufer.

Als Teilnehmer wird ein SPS-Benutzer

bezeichnet, der über eine eigene Mailbox

verfügt. Teilnehmer können ihre eigenen

Nachrichten abspielen, Nachrichten für

andere Teilnehmer hinterlassen, eine

Nachricht zur Übermittlung an mehrere

Teilnehmer (einschließlich externe

Teilnehmer) aufzeichnen, Begrüßungen

aufzeichnen usw. Um das SPS als

Teilnehmer zu nutzen, müssen Sie

zunächst das "Login" in Ihre Mailbox

vornehmen. Zu diesem Zweck müssen

Sie in der Regel Ihre Mailboxnummer

Benutzerhandbuch

6

wählen und Ihr Passwort eingeben.

Sobald Sie sich eingeloggt haben,

können Sie "Teilnehmerdienste" nutzen;

als Teilnehmerdienste werden alle

Merkmale und Funktionen bezeichnet,

die Ihnen als Teilnehmer zum Zugriff und

zur Ausführung zur Verfügung stehen.

Ein Anrufer kann in der Regel als externer

Teilnehmer betrachtet werden. Anrufer

können Nachrichten für SPS-Teilnehmer

hinterlassen oder das SPS nutzen, um

sich mit bestimmten Nebenstellen

verbinden zu lassen; zur Nutzung dieser

Funktionen müssen sie sich nicht in das

SPS einloggen; die Anzahl der ihnen zur

Verfügung stehenden Funktionen ist

begrenzt.

Sprachansagen

Ein wesentliches Merkmal des SPS ist

die Verwendung von "Sprachansagen".

Bei Sprachansagen handelt es sich um

aufgezeichnete Meldungen, die Sie bei

der Einstellung und Nutzung der SPS-

Funktionen unterstützen. Auch Anrufer

werden bei der Abwicklung Ihrer Anrufe

durch das SPS von Sprachansagen

begleitet. Je nach Programmierung Ihres

SPS können Teilnehmer und Anrufer die

Sprache auswählen, in der sie die SPS-

Sprachansagen hören möchten.

Beispiele für Sprachansagen:

Hauptmenü der Teilnehmerdienste

"Um die Nachricht zu empfangen,

drücken Sie [1]."

"Um eine Nachricht zu übermitteln,

drücken Sie [2]."

"Für Mailboxverwaltung drücken Sie

[3]."

"Für den Status der automatischen

Abfrage drücken Sie [4]."

"Um die Nachrichtenanzeige

einzustellen, drücken Sie [5]."

"Für weitere Funktionen drücken Sie

[6]."

Um diesen Anruf zu beenden,

drücken Sie [

]."

VM-Menü

Bestimmte TK-Anlagen (Telefonanlagen)

und Telefone sind mit der Funktion "VM-

Menü" kompatibel; diese Funktion zeigt

SPS-Meldungen auf dem Display Ihres

Telefons an, kommuniziert also nicht

akustisch, sondern visuell mit Ihnen. Um

eine auf dem Display angezeigte SPS-

Funktion auszuwählen, drücken Sie die

entsprechende Soft-Taste neben der

gewünschten Meldung. Mithilfe der

Navigationstaste können Sie nach oben

bzw. unten scrollen, um ggf. weitere

Meldungen anzuzeigen (Wenn die

Navigationstaste nicht zum Navigieren

durch die Optionen verwendet wird, kann

damit die Lautstärke eingestellt werden.).

Die in diesem Handbuch beschriebenen

Vorgänge beziehen sich auf die

Verwendung des SPS anhand von

akustischen Sprachansagen.

Die Bedienung des SPS über das VM-

Menü weicht von diesen Anweisungen

leicht ab.

VM-Menü-Beispiel:

Hauptmenü der Teilnehmerdienste

Diese Funktion steht bei einigen TK-

Anlagen nicht zur Verfügung und kann

durch den Systemadministrator oder

System-Manager für Ihre Mailbox

deaktiviert werden.

Hauptmenü

Empfang Nachr

Verteilung Nachricht

Mailboxverwaltung

Autom.Vermittl.Status

Ende

Benutzerhandbuch

7

Hinweis

• Wenn das VM-Menü von zu vielen

Teilnehmern gleichzeitig genutzt wird,

werden die VM-Menü-Meldungen

nicht angezeigt und stattdessen

Sprachansagen wiedergegeben.

• Diese Funktion steht nur bei

Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-

TDA mit Integration über digitale

Systemtelefonschnittstelle zur

Verfügung. Weitere Informationen

erhalten Sie von Ihrem

Systemadministrator oder System-

Manager.

Erstmaliges Einloggen in Ihre

Mailbox

Wenn Sie sich zum ersten Mal in Ihre

Mailbox einloggen, müssen Sie zunächst

einige Mailboxeinstellungen vornehmen,

bevor Sie andere Teilnehmerdienste

verwenden können. Diese Einstellungen

identifizieren Sie als Benutzer Ihrer

Mailbox; sie werden in "Kapitel 2

Einloggen und Konfiguration Ihrer

Mailbox" beschrieben.

a) Passwort

b) Name des Teilnehmers

c) Persönliche Begrüßungen

Ihr SPS kann so programmiert werden,

dass Sie beim erstmaligen Einloggen in

Ihre Mailbox eine "Benutzerführung"

erhalten. Wenn die Benutzerführung

aktiviert wurde, werden Sie von SPS-

Sprachansagen durch den

Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox

begleitet.

Benutzerhandbuch

8

Kapitel 2

Einloggen und

Konfiguration Ihrer

Mailbox

2.1 Einloggen in Ihre

Mailbox

Um auf Teilnehmerdienste (Abspielen

von Nachrichten, Ändern der

Mailboxeinstellungen usw.) zugreifen zu

können, müssen Sie sich zunächst in Ihre

Mailbox einloggen. Zum Einloggen in Ihre

Mailbox stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur

Verfügung:

a) Automatisches Login:

Beim Einloggen in Ihre Mailbox von

Ihrer eigenen Nebenstelle aus

müssen Sie keine speziellen Befehle

oder Ihre Mailboxnummer eingeben.

Diese Funktion steht bei einigen TK-

Anlagen nicht zur Verfügung und

kann durch den Systemadministrator

oder System-Manager für Ihre

Mailbox deaktiviert werden.

b) Manuelles Login:

Sie müssen den Voicemail-Dienst-

Befehl [#6] gefolgt von [

] und Ihrer

Mailboxnummer eingeben. Das

manuelle Login müssen Sie

anwenden, wenn Sie sich von der

Nebenstelle einer anderen Person in

Ihre Mailbox einloggen möchten,

wenn das automatische Login an

Ihrer TK-Anlage nicht zur Verfügung

steht oder wenn das automatische

Login für Ihre Mailbox nicht aktiviert

ist.

Sie wissen, dass Sie sich erfolgreich

eingeloggt haben, wenn das SPS

entweder das Hauptmenü der

Teilnehmerdienste bzw. die Anzahl Ihrer

neuen Nachrichten ansagt, oder wenn

das VM-Menü angezeigt wird.

Benutzerhandbuch

9

Automatisches Login

1. Heben Sie den Hörer ab.

2. Geben Sie die

Nebenstellennummer des SPS

ein.

3.

• Wenn für Ihre Mailbox kein

Passwort festgelegt wurde,

können Sie diesen Schritt

überspringen.

Manuelles Login

1. Heben Sie den Hörer ab.

2. Geben Sie die

Nebenstellennummer des SPS

ein.

3.

4. und Ihre Mailboxnummer.

5.

• Wenn für Ihre Mailbox kein

Passwort festgelegt wurde,

können Sie diesen Schritt

überspringen.

Hinweis

• Wenn die automatische Wiedergabe

neuer Nachrichten für Ihre Mailbox

aktiviert wurde, werden jedes Mal,

wenn Sie sich in Ihre Mailbox

einloggen, automatisch alle neuen

Nachrichten abgespielt. Weitere

Informationen erhalten Sie von Ihrem

Systemadministrator oder System-

Manager.

• Wenn für Ihre Mailbox die

Benutzerführung aktiviert wurde,

werden Sie beim erstmaligen

Einloggen in Ihre Mailbox von SPS-

Sprachansagen durch den

Konfigurationsvorgang für Ihre

Mailbox begleitet (weitere

Informationen finden Sie unter

2.2

Benutzerführung

(Mailboxkonfiguration leicht

gemacht)).

Passwort

#

6

Passwort

#

Benutzerhandbuch

10

2.2 Benutzerführung

(Mailboxkonfiguration

leicht gemacht)

Ihr SPS kann so programmiert werden,

dass Sie beim erstmaligen Einloggen in

Ihre Mailbox eine "Benutzerführung"

erhalten. Wenn die Benutzerführung

aktiviert wurde, werden Sie von SPS-

Sprachansagen durch den

Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox

begleitet. Indem Sie einfach die

Sprachansagen befolgen, können Sie

Folgendes konfigurieren. Sie können

diese Konfigurationsvorgänge auch zu

einem späteren Zeitpunkt manuell

vornehmen, wie weiter hinten in diesem

Kapitel beschrieben.

Diese Funktion kann durch den

Systemadministrator oder System-

Manager für Ihre Mailbox deaktiviert

werden.

Passwort: Wenn für Ihre Mailbox ein

Passwort existiert, müssen Sie dieses

beim Einloggen in Ihre Mailbox über die

Wähltasten (0–9) eingeben. Ihr Passwort

kann aus bis zu 16 Ziffern bestehen.

Teilnehmername: Dies ist eine

Aufzeichnung Ihres Namens. Andere

Teilnehmer hören Ihren Namen, wenn sie

Nachrichten abhören, die Sie ihnen

hinterlassen haben. Auch Anrufer hören

diesen Namen, wenn sie die Funktion

"Wählen über Name" verwenden.

Persönliche Begrüßungen: Wenn

Anrufer an Ihre Mailbox geleitet werden,

hören sie eine von 3 persönlichen

Begrüßungen. Nach der Wiedergabe der

Begrüßung hört der Anrufer einen Ton

und kann eine Nachricht hinterlassen.

a) Begrüßung nach Zeit:

Diese Begrüßung hören die Anrufer,

wenn Sie ihre Anrufe nicht

entgegennehmen. Beispiel für eine

solche Begrüßung: "Sie sind mit dem

Anschluss von (Name) verbunden.

Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht

entgegennehmen..."

b) Begrüßung im Besetztfall:

Diese Begrüßung hören die Anrufer,

wenn Sie ein anderes

Telefongespräch führen. Beispiel für

eine solche Begrüßung: "Sie sind mit

dem Anschluss von (Name)

verbunden. Ich führe zurzeit ein

anderes Telefongespräch..."

c) Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten:

Diese Begrüßung hören Anrufer,

wenn das SPS sich in der Betriebsart

Nacht befindet. Beispiel für eine

solche Begrüßung: "Sie sind mit dem

Anschluss von (Name) verbunden.

Ich habe das Büro bereits

verlassen...."

Hinweis

• Nach dem Einloggen in Ihre Mailbox

werden Sie ggf. aufgefordert, Ihr

Passwort einzugeben. Wenn Sie

dieses Passwort nicht kennen, fragen

Sie Ihren Systemadministrator.

Benutzerhandbuch

11

Starten der Benutzerführung

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

2. Bestätigen Sie, dass die

Benutzerführung begonnen hat.

• Das SPS sagt Folgendes an:

"Herzlich Willkommen beim

Panasonic Voicemail-System.

Dies ist der Mailbox-

Einrichtungsdienst."

• Wenn die Benutzerführung

nicht startet, ist sie

wahrscheinlich für Ihre Mailbox

deaktiviert worden. Weitere

Informationen erhalten Sie von

Ihrem Systemadministrator

oder System-Manager.

3. Fahren Sie bei "Erstmalige

Einstellung Ihres Passworts" oder

"Ändern oder Löschen Ihres

Passworts" fort.

Erstmalige Einstellung Ihres

Passworts

1. Legen Sie, sobald Sie dazu

aufgefordert werden, Ihr Passwort

fest, indem Sie das gewünschte

Passwort eingeben und dann

drücken.

• Wenn Sie kein Passwort

festlegen möchten, drücken

Sie nur [#].

• Um den unberechtigten Zugriff

zu verhindern, empfehlen wir

dringend die Festlegung eines

langen, zufällig ausgewählten

Passworts. Verwenden Sie

keine leicht zu erratenden

Zahlenkombinationen als

Passwort.

• Es muss ein Passwort mit einer

Länge festgelegt werden, die

der Standardeinstellung für die

Anzahl der Ziffern entspricht

oder diese übersteigt. Weitere

Informationen erhalten Sie von

Ihrem Systemadministrator

oder System-Manager.

2. Zur Bestätigung drücken.

3. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des

Benutzernamens (Ihr

Teilnehmername)" fort.

Ändern oder Löschen Ihres

Passworts

1. Wählen Sie , um Ihr Passwort

zu ändern.

2. Legen Sie Ihr Passwort fest, indem

Sie das gewünschte Passwort

eingeben und dann

drücken.

• Wenn Sie Ihr Passwort löschen

möchten, drücken Sie nur [#].

• Um den unberechtigten Zugriff

zu verhindern, empfehlen wir

dringend die Festlegung eines

langen, zufällig ausgewählten

Passworts. Verwenden Sie

keine leicht zu erratenden

Zahlenkombinationen als

Passwort.

3. Zur Bestätigung drücken.

4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des

Benutzernamens (Ihr

Teilnehmername)" fort.

#

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1

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Benutzerhandbuch

12

Aufzeichnung des

Benutzernamens (Ihr

Teilnehmername)

1. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Namen auf.

2. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

3. Zur Bestätigung drücken.

4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer

Begrüßungen" fort.

Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen

Das SPS fordert Sie auf, Ihre

Begrüßungen für nach Zeit, im Besetztfall

und außerhalb der Geschäftszeiten

aufzuzeichnen. Wenn Sie keine

Begrüßung aufzeichnen, wird

stattdessen eine voraufgezeichnete

Begrüßung verwendet.

1. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre

Begrüßung auf.

2. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

3. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

• Um Ihre Aufzeichnung zu

überprüfen, wählen Sie

.

• Zur Bestätigung wählen.

• Um die Meldung erneut

aufzuzeichnen, wählen Sie

.

• Um etwas hinzuzufügen,

wählen Sie .

• Um zu löschen oder das Menü

zu verlassen, wählen Sie

.

Bestätigung Ihrer Einstellungen

1. Wählen Sie , um Ihre

Einstellungen zu bestätigen.

2. Legen Sie den Hörer auf.

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Benutzerhandbuch

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2.3 Ändern oder Löschen

Ihrer persönlichen

Begrüßungen

Wenn ein Anrufer Ihre Mailbox erreicht,

hört er Ihre persönliche Begrüßung. Sie

können 4 verschiedene persönliche

Begrüßungen aufzeichnen; die jeweils

passende wird den Anrufern vorgespielt.

Wenn Sie eine Begrüßung löschen oder

keine aufzeichnen, wird stattdessen eine

voraufgezeichnete Begrüßung

verwendet.

a) Begrüßung nach Zeit:

Diese Begrüßung hören die Anrufer,

wenn Sie ihre Anrufe nicht

entgegennehmen. Beispiel für eine

solche Begrüßung: "Sie sind mit dem

Anschluss von (Name) verbunden.

Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht

entgegennehmen..."

b) Begrüßung im Besetztfall:

Diese Begrüßung hören die Anrufer,

wenn Sie ein anderes

Telefongespräch führen. Beispiel für

eine solche Begrüßung: "Sie sind mit

dem Anschluss von (Name)

verbunden. Ich führe zurzeit ein

anderes Telefongespräch..."

c) Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten:

Diese Begrüßung hören Anrufer,

wenn das SPS sich in der Betriebsart

Nacht befindet. Beispiel für eine

solche Begrüßung: "Sie sind mit dem

Anschluss von (Name) verbunden.

Ich habe das Büro bereits

verlassen...."

d) Vorübergehende Begrüßung:

Eine spezielle Begrüßung, die bei

entsprechender Aufzeichnung von

Anrufern anstelle der anderen

Begrüßungen gehört wird. Beispiel für

eine solche Begrüßung: "Sie sind mit

dem Anschluss von (Name)

verbunden. Ich bin diese Woche

leider nicht im Büro..."

Führen Sie folgende Schritte aus, um Ihre

persönlichen Begrüßungen

aufzuzeichnen oder zu löschen.

Benutzerhandbuch

14

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

2.

3. Wählen Sie die gewünschte

Begrüßung aus.

Begrüßung nach Zeit.

Begrüßung im Besetztfall.

Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten.

Anrufer-ID-Begrüßung (steht

ggf. nicht zur Verfügung; weitere

Informationen finden Sie unter

5.10 Persönliche Begrüßung für

Anrufer-ID).

Vorübergehende Begrüßung.

4. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

Wählen Sie , um die

Begrüßung zu ändern.

Wählen Sie , um die

ausgewählte Begrüßung zu

löschen.

• Die Begrüßung wird gelöscht;

legen Sie den Hörer auf, um

den Vorgang abzuschließen.

5. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre

Begrüßung auf.

• Wir empfehlen Ihnen, in Ihren

Begrüßungen Ihren Namen zu

erwähnen, damit die Anrufer

wissen, dass sie die richtige

Mailbox erreicht haben.

• Standardmäßig ist die

maximale Länge einer

Begrüßung auf 1 Minute

festgelegt.

6. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

7. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen oder fahren Sie

bei Schritt 8 fort.

• Um Ihre Aufzeichnung zu

überprüfen, wählen Sie

.

• Um die Begrüßung neu

aufzuzeichnen, wählen Sie

(wiederholen Sie bei

Bedarf die oben angegebenen

Schritte).

• Um der soeben

aufgezeichneten Begrüßung

etwas hinzuzufügen, wählen

Sie

.

• Um die Begrüßung zu löschen

und das Menü zu verlassen,

wählen Sie

.

8. Zur Bestätigung drücken.

9. Zeichnen Sie bei Bedarf weitere

Begrüßungen auf, indem Sie die

Sprachansagen befolgen, oder

fahren Sie bei Schritt 10 fort.

Begrüßung nach Zeit.

Begrüßung im Besetztfall.

Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten.

Anrufer-ID-Begrüßung (steht

ggf. nicht zur Verfügung; weitere

Informationen finden Sie unter

5.10 Persönliche Begrüßung für

Anrufer-ID).

Vorübergehende Begrüßung.

10. Legen Sie den Hörer auf.

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Benutzerhandbuch

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Hinweis

• Eine vorübergehende persönliche

Begrüßung wird anstelle aller anderen

Begrüßungen wiedergegeben, bis sie

gelöscht wird. Jedes Mal, wenn Sie

sich in Ihre Mailbox einloggen, werden

Sie vom SPS gefragt, ob Sie Ihre

vorübergehende persönliche

Begrüßung deaktivieren (löschen)

möchten.

• Achten Sie darauf, erst dann den

Hörer aufzulegen, wenn Sie Ihre neue

Begrüßung in Schritt 8 akzeptiert

haben. Wenn Sie den Hörer auflegen,

ohne Ihre neue Begrüßung zu

akzeptieren, wird diese nicht

gespeichert.

Benutzerhandbuch

16

2.4 Ändern oder Löschen

Ihres Passworts

Sie können Ihre Mailbox durch ein

Passwort vor dem Zugriff durch nicht

berechtigte Personen schützen. Wenn für

Ihre Mailbox ein Passwort existiert,

müssen Sie dieses beim Einloggen in

Ihre Mailbox über die Wähltasten (0–9)

eingeben. Ihr Passwort kann aus bis zu

16 Ziffern bestehen.

Sie können Ihr Passwort jederzeit

ändern. Vermeiden Sie bei der Auswahl

des Passworts die Verwendung leicht zu

erratender Zahlenkombinationen. Wenn

Sie Ihr Passwort vergessen, lassen Sie

es durch Ihren Systemadministrator oder

System-Manager löschen. Sie können

dann ein neues festlegen.

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

2.

3. Geben Sie das gewünschte

Passwort ein und drücken Sie

.

• Drücken Sie [#] nur, wenn Sie

Ihr Passwort löschen möchten.

• Es muss ein Passwort mit einer

Länge festgelegt werden, die

der Standardeinstellung für die

Anzahl der Ziffern entspricht

oder diese übersteigt. Weitere

Informationen erhalten Sie von

Ihrem Systemadministrator

oder System-Manager.

4. Zur Bestätigung drücken.

5. Legen Sie den Hörer auf.

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Benutzerhandbuch

17

2.5 Ändern oder Löschen

Ihres

Teilnehmernamens

Sie können Ihren Namen im SPS

aufzeichnen. Das SPS sagt Ihren Namen

dann für Anrufer an, damit diese wissen,

dass sie die richtige Mailbox erreicht

haben. Wenn ein Anrufer Ihre

Mailboxnummer nicht kennt, kann er

versuchen, Sie durch Eingabe der ersten

Buchstaben Ihres Vor- oder Nachnamens

zu erreichen (Funktion Wählen über

Name). Nach Eingabe der ersten

Buchstaben Ihres Namens sagt das SPS

die SPS-Teilnehmer an, deren Namen

diesen Buchstaben entsprechen, sodass

der Anrufer Ihren Namen auswählen

kann.

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

2.

• Geben Sie [3] [3] [3] ein, um

Ihren Teilnehmernamen zu

löschen, und legen Sie den

Hörer auf, um den Vorgang

abzuschließen.

3. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Namen auf.

4. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

5. Zur Bestätigung drücken.

6. Legen Sie den Hörer auf.

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Benutzerhandbuch

18

2.6 Häufig verwendete

Dienstbefehle und

Navigationsbefehle

Befehle zum Ändern des aktuellen

SPS-Dienstes

Nach dem Abheben des Hörers und

Wählen einer Nebenstellennummer des

SPS können Sie einen Dienstbefehl

eingeben, um schnell auf bestimmte

SPS-Funktionen zuzugreifen. Wenn Sie

die SPS-Führung hören, stehen auch

Service-Befehle zur Verfügung, zum

Beispiel, um auf eine andere SPS-

Betriebsart umzuschalten. Einige der

häufiger verwendeten Befehle werden

nachfolgend aufgeführt. Ein vollständige

Liste finden Sie im

Anhang.

Aktiviert den

benutzerspezifischen

Ablauf. Sie werden

aufgefordert, die Nummer

eines

benutzerspezifischen

Ablaufs (1–100)

einzugeben.

Aktiviert den Voicemail-

Dienst. Sie können eine

Nachricht für einen

anderen Teilnehmer

aufzeichnen, indem Sie

nach entsprechender

Aufforderung seine

Mailboxnummer

eingeben. Sie können

diesen Befehl gefolgt von

Ihrer Mailboxnummer

eingeben, um sich in Ihre

Mailbox einzuloggen.

#

2

#

6

Aktiviert den

automatischen

Abfragedienst. Sie können

eine Nebenstelle anrufen,

indem Sie bei

entsprechender

Aufforderung die

gewünschte

Nebenstellennummer

wählen. Wenn der

angerufene Teilnehmer

den Anruf nicht

entgegennimmt, kann das

SPS Ihnen weitere

Optionen anbieten, wie

z.B. das Hinerlassen einer

Nachricht, das Anrufen

des Abfrageplatzes usw.

Beachten Sie, dass diese

Optionen nur zur

Verfügung stehen, wenn

das Anrufen der

Nebenstelle über den

automatischen

Abfragedienst erfolgt, d.h.

wenn Sie diesen

Dienstbefehl eingegeben

haben.

#

8

Benutzerhandbuch

19

Befehle für Sprachansagen

Die folgenden Befehle erleichtern Ihnen

die Navigation durch die SPS-Menüs.

Befehl für VM-Menü

Bringt Sie zum vorherigen

Menü zurück.

Wiederholt das aktuelle

Menü.

Bringt Sie zum

Hauptmenü zurück.

Bringt Sie ins Hauptmenü

der Sprachansagen.

0

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Benutzerhandbuch

20

Kapitel 3

Nachrichtenwiedergabe

und verwandte

Funktionen

3.1 Abspielen von

Nachrichten

Anrufer und andere Teilnehmer können

Nachrichten für Sie hinterlassen, die Sie

später, nachdem Sie sich in Ihre Mailbox

eingeloggt haben, abhören können.

Die Nachrichten in Ihrer Mailbox werden

in 3 Arten unterteilt:

a) Neue Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie

noch nicht abgehört haben.

b) Alte Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie

abgehört, aber noch nicht gelöscht

haben.

c) Gelöschte Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie

gelöscht haben. Sie können Ihre

gelöschten Nachrichten

"zurückholen", sodass diese genau

wie alte Nachrichten behandelt

werden (weitere Informationen finden

Sie unter

5.20 Gelöschte Nachrichten

zurückholen). Wenn Sie gelöschte

Nachrichten nicht zurückholen,

werden diese am Ende des

Folgetages endgültig gelöscht.

Bei der Wiedergabe einer Nachricht kann

das SPS auch die "Nachricht-/

Absenderdaten" der Nachricht ansagen –

Datum und Uhrzeit der Nachricht und

Absenderdaten.

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

2.

3. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

Wählen Sie , um neue

Nachrichten abzuspielen.

Wählen Sie , um alte

Nachrichten abzuspielen.

Wählen Sie , um gelöschte

Nachrichten abzuspielen.

4. Hören Sie die Nachricht an.

Bei und/oder nach der Wiedergabe einer

Nachricht stehen zusätzliche Funktionen

zur Verfügung. In der folgenden Tabelle

sind die Befehle mit den entsprechenden

Wähltastenkombination aufgeführt.

Beachten Sie, dass je nach

Nachrichtenart (neu, alt, gelöscht)

bestimmte Befehle nicht zur Verfügung

stehen.

1

2

3

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Panasonic KXTVM50NE Bedienungsanleitung

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