Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Benutzerhandbuch
- Typ
- Benutzerhandbuch
6.0.0 | September 2011 | 3725-18004-002E
Polycom-Planungshandbuch für
Microsoft
®
Outlook
®
© 2011 Polycom, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
Polycom, Inc.
4750 Willow Road
Pleasanton, CA 94588-2708
USA
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Es wurde jedwede Anstrengung unternommen, um sicherzustellen, dass die Informationen in diesem Handbuch
richtig sind. Polycom, Inc. haftet nicht für Druck- oder bürotechnische Fehler. Die Informationen in diesem
Dokument können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
ii
Markeninformationen
Polycom®, das Polycom-Logo und die Namen und Marken im Zusammenhang mit den Produkten von Polycom
sind Marken und/oder Dienstleistungsmarken von Polycom, Inc. und sind eingetragene Marken und/oder
Common Law-Marken in den USA und in verschiedenen anderen Ländern.
Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.
Patentinformationen
Das vorliegende Produkt ist durch ein oder mehrere US-amerikanische und Patente anderer Länder und/oder
durch angemeldete Patente von Polycom, Inc. geschützt.
Polycom, Inc. iii
Inhalt
1 Einrichten des Polycom
®
Scheduling Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Systemanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Installieren des Scheduling Plugin für Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Einrichten eines Videokonferenzkalenders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom
Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Anzeigen der Version des Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 Planen von Videokonferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Planen einer Videokonferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Bearbeiten einer geplanten Konferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3 Erweiterte Planungsvorgänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Bearbeiten von Konferenzeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Auswählen einer Bridge für eine Konferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges . . . . . . . . . 21
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
iv Polycom, Inc.
Polycom, Inc. 1
1
Einrichten des Polycom
®
Scheduling
Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
In diesem Kapitel wird die Installation und die Einrichtung des Polycom
®
Scheduling Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
beschrieben. Das Kapitel umfasst
folgende Themen:
• Installieren des Scheduling Plugin für Outlook
• Einrichten eines Videokonferenzkalenders
• Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung
• Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom
Scheduling Plugin
• Anzeigen der Version des Scheduling Plugin
• Einrichten eines Videokonferenzkalenders
Systemanforderungen
Zum Installieren des Scheduling Plugin für Outlook benötigen Sie Folgendes:
• Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 oder Outlook 2010
• Einen Internet-Browser
• Adobe
®
Flash
®
Player 9.x oder 10.0.x (verfügbar unter www.adobe.com)
Mit Hilfe der Vorgehensweisen in diesem Dokument wird beschrieben, wie die
genannten Aufgaben beim Arbeiten in Microsoft Outlook 2007 durchgeführt
werden. In der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook erhalten Sie Informationen dazu,
wie sie die Aufgaben in anderen Outlook-Versionen vornehmen.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
2 Polycom, Inc.
Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem eigenen System
installieren, müssen Sie außerdem die IP-Adresse eines Polycom
®
Converged
Management Application
™
(CMA)-Systems sowie Ihren Benutzernamen,
Ihr Kennwort und die Domäne für das System kennen. Wenn das
Polycom CMA-System in das Unternehmensverzeichnis Ihres Unternehmens
integriert ist, verwenden Sie hier wahrscheinlich Ihre Netzwerk-
Anmeldeinformationen. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem
Systemadministrator.
Sie brauchen diese Informationen nicht, wenn ein Administrator eine
automatische Installation des Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem
System durchführt.
Installieren des Scheduling Plugin für Outlook
Dieser Abschnitt beschreibt die Installation des Scheduling Plugin für Outlook
auf Ihrem eigenen System.
So installieren Sie das Scheduling Plugin für Outlook
1 Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook geschlossen ist.
2 Wenn dies nicht die erste Installation des Scheduling Plugin für
Microsoft Outlook auf diesem System ist, müssen Sie zunächst in der
Systemsteuerung alle älteren Versionen und Installationen der
Software entfernen.
3 Stellen Sie auf Windows Vista oder Windows 7-Systemen die
Benutzerkontensteuerung (UAC) auf den geringstmöglichen Wert ein.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Windows-Onlinehilfe.
4 Öffnen Sie ein Browserfenster und geben Sie in das Feld Adresse die
IP-Adresse des Polycom CMA-Systems ein.
5 Wenn der Anmeldebildschirm angezeigt wird, geben Sie Ihren
Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
6 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache oder Domäne aus.
7 Klicken Sie auf Anmelden.
8 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Downloads.
9 Klicken Sie auf Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook.
10 Speichern Sie die Installationsdatei auf Ihrem lokalen Computer.
11 Schließen Sie den Bildschirm Downloads und klicken Sie auf Abmelden.
12 Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, um sie auszuführen,
und befolgen Sie die Installationsanweisungen.
13 Lesen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Lizenzvereinbarung,
bestätigen Sie, dass Sie die darin enthaltenen Bedingungen akzeptieren,
und klicken Sie auf Weiter.
Einrichten des Polycom
®
Scheduling Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 3
14 Gehen Sie auf der Seite Konfiguration wie folgt vor:
a Geben Sie die Server-IP (oder den DNS-Namen) des Polycom
CMA-Systems ein.
b Wählen Sie ggf. Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus.
c Klicken Sie auf Weiter und dann auf Installieren.
15 Klicken Sie nach abgeschlossener Installation auf Fertig stellen.
16 Starten Sie Microsoft Outlook und halten Sie nach dem Video-Menü in
der Symbolleiste Ausschau, um sich vom Erfolg der Installation zu
vergewissern.
Einrichten eines Videokonferenzkalenders
Zur Planung von Videokonferenzen müssen Sie zunächst einen
Videokonferenzkalender einrichten. Sie können entweder den
Videokonferenzkalender mit Ihrem vorhandenen Microsoft
Outlook-Systemkalender verknüpfen oder zwei separate Kalender führen.
So verknüpfen Sie einen Videokonferenzkalender mit Ihrem bestehenden
Kalender
1 Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Kalender und wählen Sie die
Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte
Allgemein geöffnet.
3 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit
die Option Formulare aus.
Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet.
4 Wählen Sie Bibliothek für persönliche Formulare in der Liste Suchen
in aus.
5 Wählen Sie Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus und klicken Sie
auf Öffnen.
6 Stellen Sie sicher, dass Polycom-Video-/Audio-Konferenz im Feld
Bereitstellen in diesem Ordner mit ausgewählt ist, und klicken Sie
anschließend auf OK.
Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen
nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei
verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf
Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
4 Polycom, Inc.
So erstellen Sie einen separaten Videokonferenzkalender
1 Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2 Bei Microsoft Outlook 2007:
a Klicken Sie auf Extras > Optionen.
Das Dialogfeld Optionen wird auf der Registerkarte Einstellungen
geöffnet.
b Wählen Sie die Registerkarte Weitere aus.
c Klicken Sie im Bereich Allgemein auf der Registerkarte Weitere auf
Erweiterte Optionen.
d Aktivieren Sie im Dialogfeld Erweiterte Optionen die Option
Registerkarte 'Entwicklertools' in der Multifunktionsleiste
anzeigen und klicken Sie auf OK.
e Schließen Sie das Dialogfeld Optionen.
3 Wählen Sie die Optionsfolge Datei > Neu > Ordner.
4 Wählen Sie im Feld Name im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen einen
neuen Kalendernamen (z. B. „Videokonferenzkalender“) aus.
5 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ordner enthält Elemente des Typs
die Option Kalender aus und klicken Sie auf OK.
6 Wählen Sie im Navigationsbereich Kalender, und finden Sie den in
Schritt 4 erstellten Kalender.
7 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, und wählen
Sie die Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte
Allgemein geöffnet.
8 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit
auf der Registerkarte Allgemein die Option Formulare aus.
Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet.
9 Wählen Sie aus der Liste Suchen in im Dialogfeld Formular wählen
die Option Bibliothek für persönliche Formulare
.
10 Wählen Sie in der Bibliothek für persönliche Formulare die Option
Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus, und klicken Sie auf Öffnen.
11 Stellen Sie sicher, dass im Feld Bereitstellen in diesem Ordner mit die
Option Polycom-Video-/Audio-Konferenz ausgewählt ist, und klicken
Sie anschließend auf OK.
Einrichten des Polycom
®
Scheduling Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 5
Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des
Polycom Scheduling Plugin
Bevor Sie eine Videokonferenz planen können, müssen Sie diese
Anmeldeeinstellungen in das Plugin eingeben. Wenn ein Administrator das
Scheduling Plugin für Sie installiert hat, hat er diese Anmeldeeinstellungen
möglicherweise bereits vorgenommen. In diesem Fall können Sie auf dem
hier beschriebenen Weg die Einstellungen bei Bedarf bearbeiten.
Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus betrieben
wird, muss der Zertifikatspeicher Stammzertifizierungsstellen vertrauen.
So geben Sie Ihre Anmeldeeinstellungen ein
1 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus
betrieben wird, gehen Sie wie folgt vor:
a Installieren Sie das für sicheren Betrieb erforderliche Zertifikat.
b Deaktivieren Sie von einem Browser-Fensters aus - in der Regel unter
Extras > Internetoptionen > Erweitert) folgende Einstellungen:
» Warnung anzeigen, wenn die Zertifikatadresse nicht
übereinstimmt
» Beim Wechsel zwischen sicherem und nicht sicherem Modus
warnen
c Starten Sie den Browser neu.
2 Öffnen Sie Microsoft Outlook.
3 Wählen Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste die Optionsfolge
Video > Anmeldeeinstellungen aus.
Das Dialogfeld Anmeldeeinstellungen desPolycom Scheduling Plugin
wird geöffnet.
4 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache aus.
5 Geben Sie dieselbe Server-IP-Adresse an, die Sie beim Herunterladen des
Scheduling Plugin eingeben haben.
6 Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, den bzw. das Sie
auch für die Anmeldung beim Polycom CMA-System verwendet haben,
oder wählen Sie Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus.
7 Wählen Sie ggf. eine andere Domäne aus.
8 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus
betrieben wird, wählen Sie die Option HTTPS aus.
9 Klicken Sie auf OK.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
6 Polycom, Inc.
Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung
Microsoft Outlook verfolgt automatisch die Antworten der Teilnehmer auf
Konferenzanfragen durch das Videokonferenzsystem nach, wie auch andere
Konferenzanfragen durch Anzeigen von Antwort-E-Mails.
Das Videokonferenz-Verwaltungssystem verfolgt standardmäßig auch
automatisch die Antworten der Teilnehmer nach, wenn Microsoft Outlook
Antwort-E-Mails anzeigt. Für diese automatische Antwortnachverfolgung ist
jedoch die Interaktion mit dem Videokonferenz-Verwaltungssystem
erforderlich, wodurch die Konferenzinformationen geändert werden könnten.
Zwei Konfigurationseinstellungen steuern die Nachverfolgung der Teilnehmer:
• Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen. Mit dieser
Einstellung können Sie die automatische Antwortverfolgung im
Videokonferenz-Verwaltungssystem ausschalten. Microsoft Outlook
verfolgt die Antworten weiterhin automatisch nach, das
Videokonferenz-Verwaltungssystem jedoch nicht.
• Aktualisierung Senden bei Verarbeitung Annehmen/Ablehnen.
Wenn Sie die Option Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen
auswählen, verwenden Sie diese Einstellung, um auszuwählen, ob
durch die Verarbeitung von Annehmen-/Ablehnen-Antworten
Konferenzanwahlinformationen geändert werden dürfen.
Wenn die Informationen geändert werden, sendet das
Videokonferenz-Verwaltungssystem Aktualisierungen mit
den neuen Anwahlinformationen an die Teilnehmer.
So konfigurieren Sie die automatische Nachverfolgung
1 Klicken Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste auf Video.
2 Aktivieren Sie (zum Annehmen) oder deaktivieren Sie (zum Ablehnen)
Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen.
3 Wenn Sie die automatische Nachverfolgung in Schritt 2 angenommen
haben, aktivieren Sie (zum Senden) oder deaktivieren Sie (zum
Deaktivieren des Sendens) die Option Aktualisierung Senden bei
Verarbeitung Annehmen/Ablehnen.
Einrichten des Polycom
®
Scheduling Plugin für Microsoft
®
Outlook
®
Polycom, Inc. 7
Anzeigen der Version des Scheduling Plugin
Wenn bei der Planung von Konferenzen über das Scheduling Plugin Probleme
auftreten, müssen Sie möglicherweise die Version des Scheduling Plugin
melden.
So zeigen Sie die Version des Scheduling Plugin an
>> Wählen Sie im Outlook-Kalender die Optionsfolge Video > Info zu
Polycom Scheduling Plugin aus.
In einem Dialogfeld wird die Versionsnummer des Plugin angezeigt.
Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook
Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook deinstallieren, müssen Sie das
Standard-Kalenderformular wiederherstellen und den
Videokonferenzkalender entfernen.
So deinstallieren Sie das Scheduling Plugin
>> Rufen Sie auf Ihrem lokalen System Systemsteuerung > Software auf.
So stellen Sie das Standard-Kalenderformular wieder her und entfernen den
Videokonferenzkalender
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender und
wählen Sie die Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird angezeigt.
2 Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Dropdown-Liste
Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Termin aus.
3 Gehen Sie auf der Registerkarte Formulare wie folgt vor:
a Wählen Sie Videokonferenz aus und klicken Sie auf Verwalten.
Das Dialogfeld Formular-Manager wird angezeigt.
b Wählen Sie den in Schritt 4 auf Seite 4 erstellten
Videokonferenzkalender aus.
c Klicken Sie auf Löschen und dann auf Ja, um den Löschvorgang zu
bestätigen.
d Klicken Sie auf Schließen.
4 Klicken Sie auf OK.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
8 Polycom, Inc.
Polycom, Inc. 9
2
Planen von Videokonferenzen
In diesem Kapitel wird die Verwendung des Polycom
®
Scheduling Plugins für
Microsoft
®
Outlook
®
beschrieben. Das Kapitel umfasst folgende Themen:
• Planen einer Videokonferenz
• Bearbeiten einer geplanten Konferenz
Neben diesen Vorgehensweisen unterstützt das Polycom
®
Converged
Management Application
™
-System alle Standardvorgänge in Microsoft
Outlook zur Neuplanung und Absage von Terminen. Informationen zu diesen
Vorgehensweisen finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook.
Planen einer Videokonferenz
So planen Sie eine Videokonferenz
1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den
Videokonferenzkalender.
2 Wählen Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook die Befehlsfolge
Aktionen > Neue Besprechungsanfrage an.
Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt.
Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen
nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei
verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf
Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen.
Wählen Sie nicht die Option Besprechung planen. In diesem Fall wird nicht das
Videokonferenzsystem verwendet.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
10 Polycom, Inc.
3 Wählen Sie den Terminplanungs-Assistenten.
Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen dabei, die beste Zeit für Ihre
Besprechung zu ermitteln.
4 Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen..., und klicken Sie dann auf
Aus Adressbuch hinzufügen.
5 Geben Sie im Suche-Feld des Dialogs Teilnehmer und Ressourcen
auswählen den Namen einer einzuladenden Person ein.
6 Wählen Sie den Namen aus der Ergebnisliste aus, klicken Sie auf
Erforderlich oder Optional und anschließend auf OK.
Wenn Sie Teilnehmer und Räume hinzufügen, werden diese auf der
Registerkarte Video-Ressourcen angezeigt (vgl. Schritt 11).
7 Geben Sie einen Konferenznamen in das Feld Betreff ein und legen Sie
einen Wert für Startzeit und Endzeit fest.
8 So stellen Sie die Konferenz als wiederkehrende Konferenz ein:
a Klicken Sie auf Serientyp und legen Sie im Dialogfeld Terminserie
Folgendes fest:
» Häufigkeit der Wiederholung (Täglich, Wöchentlich oder
Monatlich)
» Serienbereich (Beginn (Datum) und Endet nach (Anzahl von
Instanzen) oder Endet am (Datum))
Die maximale Anzahl von Instanzen liegt bei 364.
b Klicken Sie auf OK.
9 Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit der
Teilnehmer anzuzeigen. Microsoft Outlook untersucht die Verfügbarkeit
der Teilnehmer.
10 Klicken Sie auf Video-Ressourcen, um die Geräteverfügbarkeit
anzuzeigen. Das Polycom CMA-System prüft die Verfügbarkeit der
Endpunkte.
11 Wählen Sie CMA verwenden aus.
12 Für eine Videokonferenz können Sie die Vorlage ändern, indem Sie auf
Standardvorlage klicken und eine andere Vorlage auswählen.
• Wenn Sie eine Konferenz geplant haben, können Sie später nicht mehr ändern,
ob sie wiederkehrend ist oder nicht.
• Das Polycom CMA-System unterstützt nicht die Wiederholungshäufigkeit
Jährlich oder die Seriendauer Kein Enddatum.
Mit Konferenzvorlagen werden Standardkonferenzeinstellungen bereitgestellt.
Wenn Sie eine andere Vorlage auswählen, ändern Sie dadurch die
Standardkonferenzeinstellungen für Ihre Konferenz.
Planen von Videokonferenzen
Polycom, Inc. 11
13 Gehen Sie bei einer Nur Audio-Konferenz wie folgt vor:
a Ändern Sie den Konferenztyp in Nur Audio.
b Ändern Sie die Vorlage, indem Sie auf Standard-Audiovorlage
klicken und eine andere Vorlage auswählen.
14 Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Konferenz entsprechend der
Verfügbarkeit der Teilnehmer und der Geräte fest.
a Überprüfen Sie die Spalte Anrufinformationen, um sicherzustellen,
dass jeder Teilnehmer über die erforderlichen Informationen verfügt.
Wählen Sie gegebenenfalls die Option Bearbeiten für den Teilnehmer
und ändern Sie die Anrufinformationen, einschließlich der Art und
Weise, wie der Teilnehmer der Konferenz beitritt.
b Legen Sie für Teilnehmer mit Audio-Endpunkten den Anwahltyp je
nach Bedarf auf IP oder ISDN fest.
Wenn Sie eine Nur Audio-Konferenz erstellen, wird die Konferenz automatisch als
Eingehend identifiziert und es ist eine MCU erforderlich.
Einstellung Beschreibung
In Person Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil,
indem er sich physisch einem anderen
Teilnehmer anschließt, der an der Konferenz
teilnimmt.
Nur Audio
(Eingehende Bridge)
Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil,
indem er sich mit Hilfe der vom System
bereitgestellten Telefonnummer in die
Konferenz einwählt.
Video verwenden Der Teilnehmer nimmt mit Hilfe eines
Video-Endpunkt-Systems an der
Konferenz teil.
• Wenn ein Teilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt wird, ist es
möglicherweise sinnvoll, einen Systemadministrator darum zu bitten, manuell
ein Gerät mit diesem Teilnehmer zu verknüpfen. Sie können anschließend zu
dieser Vorgehensweise zurückkehren und das betreffende Gerät für den
Teilnehmer auswählen.
• Sie können Anrufinformationen für Teilnehmer, die als In Person teilnehmend
angezeigt werden, auch manuell festlegen.
• Standardmäßig werden Gastteilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
12 Polycom, Inc.
c Für Teilnehmer mit Video-Endpunkten:
»
Legen Sie die Werte für
Bitrate,
Anwahloptionen
und
Anwahltyp
nach Bedarf fest. Sie können die Verbindungsgeschwindigkeit für
einen Endpunkt maximal auf die Geschwindigkeit einstellen, die
in der Konferenzvorlage angegeben ist.
» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe IP
auswählen, geben Sie die Telefon-Nummer des Gasts ein.
» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN
auswählen und wenn vom System ein bestimmte Vorwahl
zum Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie
Modifizierte Anwahlnummer verwenden aus und geben Sie die
vollständige Telefonnummer des Gasts, einschließlich Vorwahl,
Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Telefonnummer, ein.
» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN
auswählen und wenn vom System keine bestimmte Vorwahl zum
Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie die
entsprechende Angabe für Land aus und geben Sie die Angaben
des Gasts für Ortsvorwahl und Telefon-Nummer ein.
d Klicken Sie auf OK.
15 Wenn Sie die gewünschten Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie
ihnen Verantwortlichkeiten zuweisen:
a Wenn Sie einen Teilnehmer als Vortragenden einsetzen möchten,
wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus der Liste
im Feld Vortragender aus.
b Wenn Sie einen Teilnehmer als Video-Kontrollperson einsetzen
möchten, wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus
der Liste im Feld Video-Kontrollperson aus.
16 Wenn Sie über Hauptplanerberechtigungen verfügen, können Sie nun
Konferenzeinstellungen bearbeiten und Optionen für die Bridge
auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erweiterte
Planungsvorgänge“ auf Seite 15.
• Falls die Funktionen Vortragender oder Video-Kontrollperson nicht
verfügbar sind, haben Sie entweder keine Berechtigung, diese Funktionen
zu implementieren, oder die Funktionen werden von der ausgewählten Vorlage
nicht unterstützt.
• Ein Teilnehmer kann nur dann Vortragender sein, wenn er über ein
einstellbares Videogerät verfügt.
Planen von Videokonferenzen
Polycom, Inc. 13
17 Klicken Sie, wenn Sie die Konferenzanfrage fertiggestellt haben,
auf Senden.
Wenn Sie vom System gewarnt werden, dass Planungsprobleme
aufgetreten sind, beheben Sie diese jetzt. Typische Probleme sind nicht
verfügbare Endpunkte, belegte Räume oder unzureichende Bandbreite.
Das Videokonferenz-Verwaltungssystem überprüft, ob die Bandbreiten-
und andere Videoressourcen verfügbar sind, und reserviert diese.
Microsoft Outlook fügt die Konferenz in den entsprechenden Kalender ein
und sendet eine Einladung an die einzelnen Teilnehmer. Die Einladung
enthält Informationen über den Endpunkt, den der Teilnehmer verwenden
sollte, sowie die Einwahlnummer und den PIN-Code. Teilnehmer, die einen
anderen Video-Endpunkt verwenden möchten, sollten sich an Sie oder an
den Operator des Videokonferenz-Verwaltungssystems wenden, um die
Konferenzeinstellungen zu ändern.
Bearbeiten einer geplanten Konferenz
Sie können zukünftige geplante Konferenzen bearbeiten. Aktive oder
vergangene Konferenzen können Sie nicht bearbeiten. Es ist außerdem nicht
möglich, eine nicht wiederkehrende Konferenz in eine wiederkehrende
Konferenz oder eine wiederkehrende Konferenz in eine nicht wiederkehrende
Konferenz umzuwandeln.
Wenn Sie eine wiederkehrende Konferenz bearbeiten, gelten die Änderungen
für alle zukünftigen Instanzen der Konferenz, jedoch nicht für vergangene
oder aktuelle Konferenzinstanzen.
Wenn Sie eine Instanz einer wiederkehrenden Konferenz bearbeiten und später
die gesamte Serie von Konferenzen bearbeiten, gehen die Änderungen verloren,
die Sie an der einen Instanz vorgenommen hatten.
Sobald eine Konferenz geplant ist, werden die Konferenzeinstellungen durch das
Bearbeiten der Konferenz und das Auswählen einer anderen Vorlage nicht mehr
geändert. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem speichert die Vorlage nicht
als Teil der Konferenzinformationen, sondern nur die Einstellungen, die bei der
Erstellung der Konferenz ausgewählt wurden. Wenn Sie eine andere Vorlage
verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz löschen und neu erstellen.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
14 Polycom, Inc.
So bearbeiten Sie eine zukünftige Konferenz
1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den
Videokonferenzkalender.
2 Doppelklicken Sie auf die gewünschte Konferenz.
Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt.
3 Wenn Sie bei der Erstellung der Konferenz eine andere als die
Standardvorlage verwendet haben, wenden Sie die Vorlage erneut an.
4 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen für die Konferenzdaten,
Teilnehmer, Räume oder andere Einstellungen vor. Informationen
zum Ausführen dieser Aufgaben finden Sie unter „Planen einer
Videokonferenz“ auf Seite 9.
5
Klicken Sie auf
Speichern und schließen
oder auf
Aktualisierung senden
.
Das Videokonferenz-Verwaltungssystem ändert die erforderlichen
Ressourcen nach Bedarf.
Polycom, Inc. 15
3
Erweiterte Planungsvorgänge
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Benutzer mit
Hauptplanerberechtigungen mit Hilfe des Polycom
®
Converged Management
Application™ (CMA™)-Systems zusätzliche Optionen beim Planen von
Konferenzen nutzen können.
Beim Planen von Konferenzen haben Benutzer mit
Hauptplanerberechtigungen folgende Möglichkeiten:
• Bearbeiten von Konferenzeinstellungen
• Auswählen einer Bridge für eine Konferenz
• Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges
Bearbeiten von Konferenzeinstellungen
Wenn Sie über erweiterte Planerberechtigungen auf Hauptplanungsebene
verfügen, können Sie bestimmte Konferenzvorlageneinstellungen, wie
nachfolgend beschrieben, bearbeiten. Gehen Sie jedoch mit Bedacht vor. Wenn
Sie in einer Umgebung mit gemischten MCU-Typen arbeiten (z. B. sowohl mit
Polycom MGC- als auch RMX-Systemen) und die geplante Konferenz von
einem Polycom RMX 2000-System gehostet wird, können einige der hier
vorgenommenen Einstellungen vom RMX-Profil überschrieben werden.
Sie können Konferenzeinstellungen nur für geplante Konferenzen bearbeiten.
Es ist nicht möglich, Konferenzeinstellungen für aktive Konferenzen zu
bearbeiten.
• Ein Profil ist eine Sammlung von erweiterten Konferenzeinstellungen, die sich
auf der MCU (Polycom MGC- oder RMX-System) befinden. Nur mit Hilfe eines
RMX-Profils können Konferenzvorlageneinstellungen überschrieben werden.
• Zwei mit derselben Vorlage geplante Konferenzen weisen möglicherweise
verschiedene Einstellungen auf und zeigen ein anderes Verhalten, wenn sie auf
verschiedenen MCU-Typen ankommen.
Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook
16 Polycom, Inc.
So bearbeiten Sie die Konferenzeinstellungen
1 Klicken Sie auf der Konferenzplanungsseite während des Hinzufügens
oder Bearbeitens einer Konferenz auf Konferenzeinstellungen
bearbeiten.
2 Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Bedarf im Dialogfeld
Konferenzeinstellungen. Die Einstellungen, die Sie bearbeiten können,
hängen möglicherweise von der gewählten Vorlage ab.
Einstellung Beschreibung
Konferenzkennwort
Das System weist standardmäßig ein achtstelliges
Konferenzkennwort zu und teilt dieses Kennwort
den Teilnehmern in der E-Mail zur
Konferenzbenachrichtigung mit.
Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis
achtstellige Zahl ändern.
Kontrollperson
aktivieren
Sie können eine Video-Kontrollperson wählen, die die
Konferenz von ihrem oder seinem Video-Endpunkt-System
aus kontrolliert. Die Video-Kontrollperson muss über ein
Video-Endpunkt-System verfügen. Für Konferenzen mit
Kontrollperson ist eine MCU erforderlich.
Hinweise
• Wenn für die Konferenzvorlage der Parameter
Kontrollperson für Konferenz erforderlich
aktiviert ist, wird Kontrollperson aktivieren
automatisch ausgewählt und kann nicht geändert
werden.
• Wenn eine Konferenz in einem Polycom RMX
2000-System geplant ist und Kontrollperson für
Konferenz erforderlich nur für das RMX-Profil
ausgewählt wurde, jedoch nicht für die Vorlage,
und die Konferenz ohne Kontrollperson geplant ist,
verbleiben alle Benutzer im Wartemodus und
können nicht an der Konferenz teilnehmen.
• Polycom RMX 1000-Systeme unterstützen die
Funktion Kontrollperson nicht.
Kennwort
Kontrollperson
Wenn die Option Kontrollperson aktivieren
ausgewählt wurde, weist das System ein achtstelliges
Kennwort zu (Kennwort Kontrollperson) und teilt
dieses Kennwort der Video-Kontrollperson in einer
separaten E-Mail mit.
Wenn die Option Kontrollperson aktivieren
ausgewählt wurde, muss die Kontrollperson dieses
achtstellige Kennwort an ihrem Endpunkt eingeben,
um die Kontrolle für die Konferenz zu übernehmen.
Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis
achtstellige Zahl ändern.
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Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Benutzerhandbuch
- Typ
- Benutzerhandbuch
Verwandte Papiere
-
Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Benutzerhandbuch
-
Poly HDX7000 serie Bedienungsanleitung
-
Poly HDX 4500 Benutzerhandbuch
-
Poly HDX 8000 Benutzerhandbuch
-
Poly RMX 1000 Schnellstartanleitung
-
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