Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Benutzerhandbuch

Marke: Poly

Modell: Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000

Typ: Benutzerhandbuch

6.0.0 | September 2011 | 3725-18004-002E

Polycom-Planungshandbuch für

Microsoft

Outlook

Polycom, Inc.

4750 Willow Road

Pleasanton, CA 94588-2708

USA

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irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar unabhängig davon, auf welche Art und

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richtig sind. Polycom, Inc. haftet nicht für Druck- oder bürotechnische Fehler. Die Informationen in diesem

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Markeninformationen

Polycom®, das Polycom-Logo und die Namen und Marken im Zusammenhang mit den Produkten von Polycom

sind Marken und/oder Dienstleistungsmarken von Polycom, Inc. und sind eingetragene Marken und/oder

Common Law-Marken in den USA und in verschiedenen anderen Ländern.

Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

Patentinformationen

Das vorliegende Produkt ist durch ein oder mehrere US-amerikanische und Patente anderer Länder und/oder

durch angemeldete Patente von Polycom, Inc. geschützt.

Polycom, Inc. iii

Inhalt

1 Einrichten des Polycom

Scheduling Plugin für Microsoft

Outlook

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Systemanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Installieren des Scheduling Plugin für Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Einrichten eines Videokonferenzkalenders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom

Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Anzeigen der Version des Scheduling Plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2 Planen von Videokonferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Planen einer Videokonferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Bearbeiten einer geplanten Konferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3 Erweiterte Planungsvorgänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Bearbeiten von Konferenzeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Auswählen einer Bridge für eine Konferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges . . . . . . . . . 21

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

iv Polycom, Inc.

Polycom, Inc. 1

Einrichten des Polycom

Scheduling

Plugin für Microsoft

Outlook

In diesem Kapitel wird die Installation und die Einrichtung des Polycom

Scheduling Plugin für Microsoft

Outlook

beschrieben. Das Kapitel umfasst

folgende Themen:

• Installieren des Scheduling Plugin für Outlook

• Einrichten eines Videokonferenzkalenders

• Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung

• Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom

Scheduling Plugin

• Anzeigen der Version des Scheduling Plugin

• Einrichten eines Videokonferenzkalenders

Systemanforderungen

Zum Installieren des Scheduling Plugin für Outlook benötigen Sie Folgendes:

• Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 oder Outlook 2010

• Einen Internet-Browser

• Adobe

Flash

Player 9.x oder 10.0.x (verfügbar unter www.adobe.com)

Mit Hilfe der Vorgehensweisen in diesem Dokument wird beschrieben, wie die

genannten Aufgaben beim Arbeiten in Microsoft Outlook 2007 durchgeführt

werden. In der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook erhalten Sie Informationen dazu,

wie sie die Aufgaben in anderen Outlook-Versionen vornehmen.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

2 Polycom, Inc.

Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem eigenen System

installieren, müssen Sie außerdem die IP-Adresse eines Polycom

Converged

Management Application

™

(CMA)-Systems sowie Ihren Benutzernamen,

Ihr Kennwort und die Domäne für das System kennen. Wenn das

Polycom CMA-System in das Unternehmensverzeichnis Ihres Unternehmens

integriert ist, verwenden Sie hier wahrscheinlich Ihre Netzwerk-

Anmeldeinformationen. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem

Systemadministrator.

Sie brauchen diese Informationen nicht, wenn ein Administrator eine

automatische Installation des Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem

System durchführt.

Installieren des Scheduling Plugin für Outlook

Dieser Abschnitt beschreibt die Installation des Scheduling Plugin für Outlook

auf Ihrem eigenen System.

So installieren Sie das Scheduling Plugin für Outlook

1 Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook geschlossen ist.

2 Wenn dies nicht die erste Installation des Scheduling Plugin für

Microsoft Outlook auf diesem System ist, müssen Sie zunächst in der

Systemsteuerung alle älteren Versionen und Installationen der

Software entfernen.

3 Stellen Sie auf Windows Vista oder Windows 7-Systemen die

Benutzerkontensteuerung (UAC) auf den geringstmöglichen Wert ein.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Windows-Onlinehilfe.

4 Öffnen Sie ein Browserfenster und geben Sie in das Feld Adresse die

IP-Adresse des Polycom CMA-Systems ein.

5 Wenn der Anmeldebildschirm angezeigt wird, geben Sie Ihren

Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.

6 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache oder Domäne aus.

7 Klicken Sie auf Anmelden.

8 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Downloads.

9 Klicken Sie auf Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook.

10 Speichern Sie die Installationsdatei auf Ihrem lokalen Computer.

11 Schließen Sie den Bildschirm Downloads und klicken Sie auf Abmelden.

12 Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, um sie auszuführen,

und befolgen Sie die Installationsanweisungen.

13 Lesen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Lizenzvereinbarung,

bestätigen Sie, dass Sie die darin enthaltenen Bedingungen akzeptieren,

und klicken Sie auf Weiter.

Einrichten des Polycom

Scheduling Plugin für Microsoft

Outlook

Polycom, Inc. 3

14 Gehen Sie auf der Seite Konfiguration wie folgt vor:

a Geben Sie die Server-IP (oder den DNS-Namen) des Polycom

CMA-Systems ein.

b Wählen Sie ggf. Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus.

c Klicken Sie auf Weiter und dann auf Installieren.

15 Klicken Sie nach abgeschlossener Installation auf Fertig stellen.

16 Starten Sie Microsoft Outlook und halten Sie nach dem Video-Menü in

der Symbolleiste Ausschau, um sich vom Erfolg der Installation zu

vergewissern.

Einrichten eines Videokonferenzkalenders

Zur Planung von Videokonferenzen müssen Sie zunächst einen

Videokonferenzkalender einrichten. Sie können entweder den

Videokonferenzkalender mit Ihrem vorhandenen Microsoft

Outlook-Systemkalender verknüpfen oder zwei separate Kalender führen.

So verknüpfen Sie einen Videokonferenzkalender mit Ihrem bestehenden

Kalender

1 Öffnen Sie Microsoft Outlook.

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Kalender und wählen Sie die

Option Eigenschaften aus.

Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte

Allgemein geöffnet.

3 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit

die Option Formulare aus.

Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet.

4 Wählen Sie Bibliothek für persönliche Formulare in der Liste Suchen

in aus.

5 Wählen Sie Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus und klicken Sie

auf Öffnen.

6 Stellen Sie sicher, dass Polycom-Video-/Audio-Konferenz im Feld

Bereitstellen in diesem Ordner mit ausgewählt ist, und klicken Sie

anschließend auf OK.

Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen

nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei

verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf

Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

4 Polycom, Inc.

So erstellen Sie einen separaten Videokonferenzkalender

1 Öffnen Sie Microsoft Outlook.

2 Bei Microsoft Outlook 2007:

a Klicken Sie auf Extras > Optionen.

Das Dialogfeld Optionen wird auf der Registerkarte Einstellungen

geöffnet.

b Wählen Sie die Registerkarte Weitere aus.

c Klicken Sie im Bereich Allgemein auf der Registerkarte Weitere auf

Erweiterte Optionen.

d Aktivieren Sie im Dialogfeld Erweiterte Optionen die Option

Registerkarte 'Entwicklertools' in der Multifunktionsleiste

anzeigen und klicken Sie auf OK.

e Schließen Sie das Dialogfeld Optionen.

3 Wählen Sie die Optionsfolge Datei > Neu > Ordner.

4 Wählen Sie im Feld Name im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen einen

neuen Kalendernamen (z. B. „Videokonferenzkalender“) aus.

5 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ordner enthält Elemente des Typs

die Option Kalender aus und klicken Sie auf OK.

6 Wählen Sie im Navigationsbereich Kalender, und finden Sie den in

Schritt 4 erstellten Kalender.

7 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, und wählen

Sie die Option Eigenschaften aus.

Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte

Allgemein geöffnet.

8 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit

auf der Registerkarte Allgemein die Option Formulare aus.

Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet.

9 Wählen Sie aus der Liste Suchen in im Dialogfeld Formular wählen

die Option Bibliothek für persönliche Formulare

10 Wählen Sie in der Bibliothek für persönliche Formulare die Option

Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus, und klicken Sie auf Öffnen.

11 Stellen Sie sicher, dass im Feld Bereitstellen in diesem Ordner mit die

Option Polycom-Video-/Audio-Konferenz ausgewählt ist, und klicken

Sie anschließend auf OK.

Einrichten des Polycom

Scheduling Plugin für Microsoft

Outlook

Polycom, Inc. 5

Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des

Polycom Scheduling Plugin

Bevor Sie eine Videokonferenz planen können, müssen Sie diese

Anmeldeeinstellungen in das Plugin eingeben. Wenn ein Administrator das

Scheduling Plugin für Sie installiert hat, hat er diese Anmeldeeinstellungen

möglicherweise bereits vorgenommen. In diesem Fall können Sie auf dem

hier beschriebenen Weg die Einstellungen bei Bedarf bearbeiten.

Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus betrieben

wird, muss der Zertifikatspeicher Stammzertifizierungsstellen vertrauen.

So geben Sie Ihre Anmeldeeinstellungen ein

1 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus

betrieben wird, gehen Sie wie folgt vor:

a Installieren Sie das für sicheren Betrieb erforderliche Zertifikat.

b Deaktivieren Sie von einem Browser-Fensters aus - in der Regel unter

Extras > Internetoptionen > Erweitert) folgende Einstellungen:

» Warnung anzeigen, wenn die Zertifikatadresse nicht

übereinstimmt

» Beim Wechsel zwischen sicherem und nicht sicherem Modus

warnen

c Starten Sie den Browser neu.

2 Öffnen Sie Microsoft Outlook.

3 Wählen Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste die Optionsfolge

Video > Anmeldeeinstellungen aus.

Das Dialogfeld Anmeldeeinstellungen desPolycom Scheduling Plugin

wird geöffnet.

4 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache aus.

5 Geben Sie dieselbe Server-IP-Adresse an, die Sie beim Herunterladen des

Scheduling Plugin eingeben haben.

6 Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, den bzw. das Sie

auch für die Anmeldung beim Polycom CMA-System verwendet haben,

oder wählen Sie Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus.

7 Wählen Sie ggf. eine andere Domäne aus.

8 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus

betrieben wird, wählen Sie die Option HTTPS aus.

9 Klicken Sie auf OK.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

6 Polycom, Inc.

Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung

Microsoft Outlook verfolgt automatisch die Antworten der Teilnehmer auf

Konferenzanfragen durch das Videokonferenzsystem nach, wie auch andere

Konferenzanfragen durch Anzeigen von Antwort-E-Mails.

Das Videokonferenz-Verwaltungssystem verfolgt standardmäßig auch

automatisch die Antworten der Teilnehmer nach, wenn Microsoft Outlook

Antwort-E-Mails anzeigt. Für diese automatische Antwortnachverfolgung ist

jedoch die Interaktion mit dem Videokonferenz-Verwaltungssystem

erforderlich, wodurch die Konferenzinformationen geändert werden könnten.

Zwei Konfigurationseinstellungen steuern die Nachverfolgung der Teilnehmer:

• Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen. Mit dieser

Einstellung können Sie die automatische Antwortverfolgung im

Videokonferenz-Verwaltungssystem ausschalten. Microsoft Outlook

verfolgt die Antworten weiterhin automatisch nach, das

Videokonferenz-Verwaltungssystem jedoch nicht.

• Aktualisierung Senden bei Verarbeitung Annehmen/Ablehnen.

Wenn Sie die Option Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen

auswählen, verwenden Sie diese Einstellung, um auszuwählen, ob

durch die Verarbeitung von Annehmen-/Ablehnen-Antworten

Konferenzanwahlinformationen geändert werden dürfen.

Wenn die Informationen geändert werden, sendet das

Videokonferenz-Verwaltungssystem Aktualisierungen mit

den neuen Anwahlinformationen an die Teilnehmer.

So konfigurieren Sie die automatische Nachverfolgung

1 Klicken Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste auf Video.

2 Aktivieren Sie (zum Annehmen) oder deaktivieren Sie (zum Ablehnen)

Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen.

3 Wenn Sie die automatische Nachverfolgung in Schritt 2 angenommen

haben, aktivieren Sie (zum Senden) oder deaktivieren Sie (zum

Deaktivieren des Sendens) die Option Aktualisierung Senden bei

Verarbeitung Annehmen/Ablehnen.

Einrichten des Polycom

Scheduling Plugin für Microsoft

Outlook

Polycom, Inc. 7

Anzeigen der Version des Scheduling Plugin

Wenn bei der Planung von Konferenzen über das Scheduling Plugin Probleme

auftreten, müssen Sie möglicherweise die Version des Scheduling Plugin

melden.

So zeigen Sie die Version des Scheduling Plugin an

>> Wählen Sie im Outlook-Kalender die Optionsfolge Video > Info zu

Polycom Scheduling Plugin aus.

In einem Dialogfeld wird die Versionsnummer des Plugin angezeigt.

Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook

Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook deinstallieren, müssen Sie das

Standard-Kalenderformular wiederherstellen und den

Videokonferenzkalender entfernen.

So deinstallieren Sie das Scheduling Plugin

>> Rufen Sie auf Ihrem lokalen System Systemsteuerung > Software auf.

So stellen Sie das Standard-Kalenderformular wieder her und entfernen den

Videokonferenzkalender

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender und

wählen Sie die Option Eigenschaften aus.

Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird angezeigt.

2 Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Dropdown-Liste

Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Termin aus.

3 Gehen Sie auf der Registerkarte Formulare wie folgt vor:

a Wählen Sie Videokonferenz aus und klicken Sie auf Verwalten.

Das Dialogfeld Formular-Manager wird angezeigt.

b Wählen Sie den in Schritt 4 auf Seite 4 erstellten

Videokonferenzkalender aus.

c Klicken Sie auf Löschen und dann auf Ja, um den Löschvorgang zu

bestätigen.

d Klicken Sie auf Schließen.

4 Klicken Sie auf OK.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

8 Polycom, Inc.

Polycom, Inc. 9

Planen von Videokonferenzen

In diesem Kapitel wird die Verwendung des Polycom

Scheduling Plugins für

Microsoft

Outlook

beschrieben. Das Kapitel umfasst folgende Themen:

• Planen einer Videokonferenz

• Bearbeiten einer geplanten Konferenz

Neben diesen Vorgehensweisen unterstützt das Polycom

Converged

Management Application

™

-System alle Standardvorgänge in Microsoft

Outlook zur Neuplanung und Absage von Terminen. Informationen zu diesen

Vorgehensweisen finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook.

Planen einer Videokonferenz

So planen Sie eine Videokonferenz

1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den

Videokonferenzkalender.

2 Wählen Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook die Befehlsfolge

Aktionen > Neue Besprechungsanfrage an.

Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt.

Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen

nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei

verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf

Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen.

Wählen Sie nicht die Option Besprechung planen. In diesem Fall wird nicht das

Videokonferenzsystem verwendet.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

10 Polycom, Inc.

3 Wählen Sie den Terminplanungs-Assistenten.

Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen dabei, die beste Zeit für Ihre

Besprechung zu ermitteln.

4 Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen..., und klicken Sie dann auf

Aus Adressbuch hinzufügen.

5 Geben Sie im Suche-Feld des Dialogs Teilnehmer und Ressourcen

auswählen den Namen einer einzuladenden Person ein.

6 Wählen Sie den Namen aus der Ergebnisliste aus, klicken Sie auf

Erforderlich oder Optional und anschließend auf OK.

Wenn Sie Teilnehmer und Räume hinzufügen, werden diese auf der

Registerkarte Video-Ressourcen angezeigt (vgl. Schritt 11).

7 Geben Sie einen Konferenznamen in das Feld Betreff ein und legen Sie

einen Wert für Startzeit und Endzeit fest.

8 So stellen Sie die Konferenz als wiederkehrende Konferenz ein:

a Klicken Sie auf Serientyp und legen Sie im Dialogfeld Terminserie

Folgendes fest:

» Häufigkeit der Wiederholung (Täglich, Wöchentlich oder

Monatlich)

» Serienbereich (Beginn (Datum) und Endet nach (Anzahl von

Instanzen) oder Endet am (Datum))

Die maximale Anzahl von Instanzen liegt bei 364.

b Klicken Sie auf OK.

9 Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit der

Teilnehmer anzuzeigen. Microsoft Outlook untersucht die Verfügbarkeit

der Teilnehmer.

10 Klicken Sie auf Video-Ressourcen, um die Geräteverfügbarkeit

anzuzeigen. Das Polycom CMA-System prüft die Verfügbarkeit der

Endpunkte.

11 Wählen Sie CMA verwenden aus.

12 Für eine Videokonferenz können Sie die Vorlage ändern, indem Sie auf

Standardvorlage klicken und eine andere Vorlage auswählen.

• Wenn Sie eine Konferenz geplant haben, können Sie später nicht mehr ändern,

ob sie wiederkehrend ist oder nicht.

• Das Polycom CMA-System unterstützt nicht die Wiederholungshäufigkeit

Jährlich oder die Seriendauer Kein Enddatum.

Mit Konferenzvorlagen werden Standardkonferenzeinstellungen bereitgestellt.

Wenn Sie eine andere Vorlage auswählen, ändern Sie dadurch die

Standardkonferenzeinstellungen für Ihre Konferenz.

Planen von Videokonferenzen

Polycom, Inc. 11

13 Gehen Sie bei einer Nur Audio-Konferenz wie folgt vor:

a Ändern Sie den Konferenztyp in Nur Audio.

b Ändern Sie die Vorlage, indem Sie auf Standard-Audiovorlage

klicken und eine andere Vorlage auswählen.

14 Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Konferenz entsprechend der

Verfügbarkeit der Teilnehmer und der Geräte fest.

a Überprüfen Sie die Spalte Anrufinformationen, um sicherzustellen,

dass jeder Teilnehmer über die erforderlichen Informationen verfügt.

Wählen Sie gegebenenfalls die Option Bearbeiten für den Teilnehmer

und ändern Sie die Anrufinformationen, einschließlich der Art und

Weise, wie der Teilnehmer der Konferenz beitritt.

b Legen Sie für Teilnehmer mit Audio-Endpunkten den Anwahltyp je

nach Bedarf auf IP oder ISDN fest.

Wenn Sie eine Nur Audio-Konferenz erstellen, wird die Konferenz automatisch als

Eingehend identifiziert und es ist eine MCU erforderlich.

Einstellung Beschreibung

In Person Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil,

indem er sich physisch einem anderen

Teilnehmer anschließt, der an der Konferenz

teilnimmt.

Nur Audio

(Eingehende Bridge)

Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil,

indem er sich mit Hilfe der vom System

bereitgestellten Telefonnummer in die

Konferenz einwählt.

Video verwenden Der Teilnehmer nimmt mit Hilfe eines

Video-Endpunkt-Systems an der

Konferenz teil.

• Wenn ein Teilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt wird, ist es

möglicherweise sinnvoll, einen Systemadministrator darum zu bitten, manuell

ein Gerät mit diesem Teilnehmer zu verknüpfen. Sie können anschließend zu

dieser Vorgehensweise zurückkehren und das betreffende Gerät für den

Teilnehmer auswählen.

• Sie können Anrufinformationen für Teilnehmer, die als In Person teilnehmend

angezeigt werden, auch manuell festlegen.

• Standardmäßig werden Gastteilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

12 Polycom, Inc.

c Für Teilnehmer mit Video-Endpunkten:

Legen Sie die Werte für

Bitrate,

Anwahloptionen

und

Anwahltyp

nach Bedarf fest. Sie können die Verbindungsgeschwindigkeit für

einen Endpunkt maximal auf die Geschwindigkeit einstellen, die

in der Konferenzvorlage angegeben ist.

» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe IP

auswählen, geben Sie die Telefon-Nummer des Gasts ein.

» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN

auswählen und wenn vom System ein bestimmte Vorwahl

zum Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie

Modifizierte Anwahlnummer verwenden aus und geben Sie die

vollständige Telefonnummer des Gasts, einschließlich Vorwahl,

Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Telefonnummer, ein.

» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN

auswählen und wenn vom System keine bestimmte Vorwahl zum

Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie die

entsprechende Angabe für Land aus und geben Sie die Angaben

des Gasts für Ortsvorwahl und Telefon-Nummer ein.

d Klicken Sie auf OK.

15 Wenn Sie die gewünschten Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie

ihnen Verantwortlichkeiten zuweisen:

a Wenn Sie einen Teilnehmer als Vortragenden einsetzen möchten,

wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus der Liste

im Feld Vortragender aus.

b Wenn Sie einen Teilnehmer als Video-Kontrollperson einsetzen

möchten, wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus

der Liste im Feld Video-Kontrollperson aus.

16 Wenn Sie über Hauptplanerberechtigungen verfügen, können Sie nun

Konferenzeinstellungen bearbeiten und Optionen für die Bridge

auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erweiterte

Planungsvorgänge“ auf Seite 15.

• Falls die Funktionen Vortragender oder Video-Kontrollperson nicht

verfügbar sind, haben Sie entweder keine Berechtigung, diese Funktionen

zu implementieren, oder die Funktionen werden von der ausgewählten Vorlage

nicht unterstützt.

• Ein Teilnehmer kann nur dann Vortragender sein, wenn er über ein

einstellbares Videogerät verfügt.

Planen von Videokonferenzen

Polycom, Inc. 13

17 Klicken Sie, wenn Sie die Konferenzanfrage fertiggestellt haben,

auf Senden.

Wenn Sie vom System gewarnt werden, dass Planungsprobleme

aufgetreten sind, beheben Sie diese jetzt. Typische Probleme sind nicht

verfügbare Endpunkte, belegte Räume oder unzureichende Bandbreite.

Das Videokonferenz-Verwaltungssystem überprüft, ob die Bandbreiten-

und andere Videoressourcen verfügbar sind, und reserviert diese.

Microsoft Outlook fügt die Konferenz in den entsprechenden Kalender ein

und sendet eine Einladung an die einzelnen Teilnehmer. Die Einladung

enthält Informationen über den Endpunkt, den der Teilnehmer verwenden

sollte, sowie die Einwahlnummer und den PIN-Code. Teilnehmer, die einen

anderen Video-Endpunkt verwenden möchten, sollten sich an Sie oder an

den Operator des Videokonferenz-Verwaltungssystems wenden, um die

Konferenzeinstellungen zu ändern.

Bearbeiten einer geplanten Konferenz

Sie können zukünftige geplante Konferenzen bearbeiten. Aktive oder

vergangene Konferenzen können Sie nicht bearbeiten. Es ist außerdem nicht

möglich, eine nicht wiederkehrende Konferenz in eine wiederkehrende

Konferenz oder eine wiederkehrende Konferenz in eine nicht wiederkehrende

Konferenz umzuwandeln.

Wenn Sie eine wiederkehrende Konferenz bearbeiten, gelten die Änderungen

für alle zukünftigen Instanzen der Konferenz, jedoch nicht für vergangene

oder aktuelle Konferenzinstanzen.

Wenn Sie eine Instanz einer wiederkehrenden Konferenz bearbeiten und später

die gesamte Serie von Konferenzen bearbeiten, gehen die Änderungen verloren,

die Sie an der einen Instanz vorgenommen hatten.

Sobald eine Konferenz geplant ist, werden die Konferenzeinstellungen durch das

Bearbeiten der Konferenz und das Auswählen einer anderen Vorlage nicht mehr

geändert. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem speichert die Vorlage nicht

als Teil der Konferenzinformationen, sondern nur die Einstellungen, die bei der

Erstellung der Konferenz ausgewählt wurden. Wenn Sie eine andere Vorlage

verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz löschen und neu erstellen.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

14 Polycom, Inc.

So bearbeiten Sie eine zukünftige Konferenz

1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den

Videokonferenzkalender.

2 Doppelklicken Sie auf die gewünschte Konferenz.

Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt.

3 Wenn Sie bei der Erstellung der Konferenz eine andere als die

Standardvorlage verwendet haben, wenden Sie die Vorlage erneut an.

4 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen für die Konferenzdaten,

Teilnehmer, Räume oder andere Einstellungen vor. Informationen

zum Ausführen dieser Aufgaben finden Sie unter „Planen einer

Videokonferenz“ auf Seite 9.

Klicken Sie auf

Speichern und schließen

oder auf

Aktualisierung senden

Das Videokonferenz-Verwaltungssystem ändert die erforderlichen

Ressourcen nach Bedarf.

Polycom, Inc. 15

Erweiterte Planungsvorgänge

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Benutzer mit

Hauptplanerberechtigungen mit Hilfe des Polycom

Converged Management

Application™ (CMA™)-Systems zusätzliche Optionen beim Planen von

Konferenzen nutzen können.

Beim Planen von Konferenzen haben Benutzer mit

Hauptplanerberechtigungen folgende Möglichkeiten:

• Bearbeiten von Konferenzeinstellungen

• Auswählen einer Bridge für eine Konferenz

• Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges

Bearbeiten von Konferenzeinstellungen

Wenn Sie über erweiterte Planerberechtigungen auf Hauptplanungsebene

verfügen, können Sie bestimmte Konferenzvorlageneinstellungen, wie

nachfolgend beschrieben, bearbeiten. Gehen Sie jedoch mit Bedacht vor. Wenn

Sie in einer Umgebung mit gemischten MCU-Typen arbeiten (z. B. sowohl mit

Polycom MGC- als auch RMX-Systemen) und die geplante Konferenz von

einem Polycom RMX 2000-System gehostet wird, können einige der hier

vorgenommenen Einstellungen vom RMX-Profil überschrieben werden.

Sie können Konferenzeinstellungen nur für geplante Konferenzen bearbeiten.

Es ist nicht möglich, Konferenzeinstellungen für aktive Konferenzen zu

bearbeiten.

• Ein Profil ist eine Sammlung von erweiterten Konferenzeinstellungen, die sich

auf der MCU (Polycom MGC- oder RMX-System) befinden. Nur mit Hilfe eines

RMX-Profils können Konferenzvorlageneinstellungen überschrieben werden.

• Zwei mit derselben Vorlage geplante Konferenzen weisen möglicherweise

verschiedene Einstellungen auf und zeigen ein anderes Verhalten, wenn sie auf

verschiedenen MCU-Typen ankommen.

Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

16 Polycom, Inc.

So bearbeiten Sie die Konferenzeinstellungen

1 Klicken Sie auf der Konferenzplanungsseite während des Hinzufügens

oder Bearbeitens einer Konferenz auf Konferenzeinstellungen

bearbeiten.

2 Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Bedarf im Dialogfeld

Konferenzeinstellungen. Die Einstellungen, die Sie bearbeiten können,

hängen möglicherweise von der gewählten Vorlage ab.

Einstellung Beschreibung

Konferenzkennwort

Das System weist standardmäßig ein achtstelliges

Konferenzkennwort zu und teilt dieses Kennwort

den Teilnehmern in der E-Mail zur

Konferenzbenachrichtigung mit.

Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis

achtstellige Zahl ändern.

Kontrollperson

aktivieren

Sie können eine Video-Kontrollperson wählen, die die

Konferenz von ihrem oder seinem Video-Endpunkt-System

aus kontrolliert. Die Video-Kontrollperson muss über ein

Video-Endpunkt-System verfügen. Für Konferenzen mit

Kontrollperson ist eine MCU erforderlich.

Hinweise

• Wenn für die Konferenzvorlage der Parameter

Kontrollperson für Konferenz erforderlich

aktiviert ist, wird Kontrollperson aktivieren

automatisch ausgewählt und kann nicht geändert

werden.

• Wenn eine Konferenz in einem Polycom RMX

2000-System geplant ist und Kontrollperson für

Konferenz erforderlich nur für das RMX-Profil

ausgewählt wurde, jedoch nicht für die Vorlage,

und die Konferenz ohne Kontrollperson geplant ist,

verbleiben alle Benutzer im Wartemodus und

können nicht an der Konferenz teilnehmen.

• Polycom RMX 1000-Systeme unterstützen die

Funktion Kontrollperson nicht.

Kennwort

Kontrollperson

Wenn die Option Kontrollperson aktivieren

ausgewählt wurde, weist das System ein achtstelliges

Kennwort zu (Kennwort Kontrollperson) und teilt

dieses Kennwort der Video-Kontrollperson in einer

separaten E-Mail mit.

Wenn die Option Kontrollperson aktivieren

ausgewählt wurde, muss die Kontrollperson dieses

achtstellige Kennwort an ihrem Endpunkt eingeben,

um die Kontrolle für die Konferenz zu übernehmen.

Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis

achtstellige Zahl ändern.

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